上虞市档案馆 李金海
我们在同档案人员接触中，经常听到这样一个呼声：档案工作最难的是文件材料的收集，而文件材料收集工作最难的是“帐外”文件材料的收集。“帐外”文件材料收集难，到底难到哪里，应当采取哪些对策？本文就这些问题谈几点沮浅的看法。
一、“帐外”文件材料收集的难点
我们所说的“帐外”文件，通常是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无“帐”可查的文件。因为“帐外”文件未经文书部门登记，因而不仅文件形成过程难以控制，而且事后收集也特别困难，主要体现在以下几个方面：
1．收集“帐外”文件力度不足。“帐外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料，涉及的面广，每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料，而档案人员不可能直接参与各职能部门活动，有的只不过是兼任一个单位的文书或文件收发工作，无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综合部门出面协调，没有一定的制约手段，仅靠档案人员到领导和各部门中去收集零星文件，往往显得身单力薄，碰钉子是难免的事。文件材料迟迟不交出来，档案人员感到无能为力。到时候就会导致经收发文登记的文件一份不少，而非常重要的“帐外”文件材料却寥寥无几的情况出现。
2．直接手写的原始记录难收集。“帐外”文件不仅没有经文书部门收发文登记，而且有许多是未打印的手稿，书写格式不正规，纸张参差不齐。有的单位没有统一的会议记录簿，领导的会议讲话、党课辅导和会议上讨论决定的事项，以及日常处理的事务，事无巨细，统统记在自己的笔记本上，小小的一本笔记本，集中反映了一个单位的基本活动和历史面貌，非常有查考价值。但笔记本是个人的的“私有”财产，说不定还包含不少个人秘密，一般是不会轻易交档案室保存的。还有随着现代通信设备的发展，现在向上请示和汇报工作，向下通知和答复问题，大都用电话直接联系，有不少单位没有建立电话记录制度，即使有电话记录簿也不归档。难怪有一些单位归档的请示没有批复，其实有的是通过电话答复的。只是没有在请示的文件上注明罢了。还有相当多的领导和工作人员，甚至包括档案人员，认为归档的文件材料要求规格统一，字迹端正清楚，并经过打印，这样整理后的档案整整齐齐，清清爽爽，几乎都是清一色的红头文件，看上去舒服。现在还出现了一种新的情况，就是很多单位都用电脑打印文件，有不少同志为了图方便，一边在打印稿上校对，一边作修改，校对几次就修改几次，几经修改，原来的定稿等于作废。因此往往把重要的修改稿，底稿及其他的一些原始稿统统扔进废纸篓里。原始记录性是档案的最主要特点，扔进纸篓里的原始记录材料，尽管其貌不扬，但有不少是很有价值的，甚至是最有价值的，弃之非常可惜。
3．“帐外”文件形成的执笔者或经办者舍不得把文件材料交出来。从我们调查的情况看，一些单位的综合档案室名不副实，保存的只是文书档案，而这些文书档案只是这个单位的综合部门——办公室经办的，大都经收发文登记的文件。至于其他业务部门形成的各种专门文件，如乡镇农科站形成的农业科技档案，企业技术科形成的技术档案，文联形成的各种文学艺术档案，基本上都分散保存在各部门和个人手中。这部分文件，有的从来没有系统整理，到处堆积，成为零散文件，要想从中查找一份文件，需要花费很长时间，也许全部翻上一遍才能查到。这一大堆一大堆零散文件，平时要经常翻箱倒柜查阅，有的本想自己整理但理不出一个头绪，索性长期堆积在那里。也有不少部门和个人认识到档案的利用价值，注意文件材料的形成和积累，尽管他们档案整理并不规范，却对自己形成的文件材料看得很重，作为个人的劳动成果保存起来。他们为了今后自己查找方便，舍不得交出来，即使调离单位或岗位，仍把这些文件材料随身带走。这有些领导认为会议记录和科技情报等材料是保密的，担心交给档案人员保管会泄密，因而长期由自己保存。
二、对“帐外”文化收集应采取的对策
针对“帐外”文件收集难的特点，笔者认为应采取相应的对策，确保该归档文件材料的完整齐全。
1．切实加强《档案法》和档案工作重要性的宣传，增强全员的归档意识。有的领导和工作人员由于忙于日常事务，无暇顾及文件材料的归档；有的同志以为档案人员只要把经收发文登记的文件材料归档就行了，平时自己记载的一些文字材料算不上是文件，用不着归档。所有这些问题，集中反映出档案意识淡簿的问题。作为档案部门和档案人员，必须加强《档案法》的宣传，其中要突出宣传《档案法》中关于“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的条款，宣传档案的重要作用，以增强领导和各部门工作人员的归档意识，大家都来重视平时文件材料的形成和积累，切实把反映本单位主要职能活动和真实历史面貌的各方面文件材料完整的保存下来，统一交档案室集中保管。
2．档案人员要增强事业心和责任感，下大力气做好文件材料的收集。文件材料归档完整与否，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感。我们发现，有一部分档案人员不安心做档案工作，总觉得档案工作是件苦差事，不实惠。有这种想法也就不可能尽心尽职工作，还认为文件材料越少，档案整理和保管的工作量就越小，多收不如少收，少收少事，多收多事，收集“帐外”文件是自讨苦吃。有的档案人员年纪轻，资历浅，活动能力差，不敢大胆向领导和有关部门收集文件，碰上几个钉子就收锣息鼓，文件材料有多少就算多少，不再上门催交。为此，应当多向档案人员讲述档案工作岗位光荣、责任重大的道理，树立爱岗敬业精神，以强烈的事业心和责任感做好文件材料的收集工作。要求档案人员努力做到以下几点：一要积极主动参与单位的重大活动。一方面可以现场拍照、录像，一方面可以跟踪收集在活动中形成的各种文件材料。二要做有心人，处处留心收集。如上级领导出席本单位会议或视察时的讲话稿，本单位有关同志在会上的发言稿，档案人员应当场收下来，以免会后带走，再收就难了。又如各部门在上报材料盖章发出前，发现应归档的，就留一份。要是仅一份手稿，就重新抄一份，或复写、复印一份存档。还有平时发现各部门有价值的文件和资料还没有归档的，应要过来存档。三要敢当“厚脸皮”。收集文件材料，档案人员完全是出于事业心，是对历史负责，对后人负责，就不要怕丢面子，碰钉子，一、二次收集不起来不要紧，还可以再去催交，不厌其烦，不怕得罪人，动之以情，晓之以理，盯住不放。往往有的领导和部门因为工作忙，一时顾不上清理文件，在档案人员的再三催促下，才翻箱倒柜的把应归档的零散文件清理出来交给档案室整理。档案人员还应利用节日和人员调离前的机会，督促有关人员做好文件材料的清理上交工作。正如浙江建筑卫生陶瓷厂一位档案人员所说：为了确保文件材料的完整齐全，在收集工作上，档案人员要敢当“厚脸皮”。
3．建立健全档案管理网络，明确文件材料收集归档范围。“帐外”文件来源涉及到立档单位的各个职能部门，贯穿于各项工作活动之中，分散在各方面工作的经办者手中。为此，必须建立由办公室专职档案人员和各职能部门兼职档案人员组成的档案管理网络，明确各自的岗位责任，按职能分工，把应归档的“帐外”文件列入办公室及其他各内部机构的归档范围。档案人员应当通过一定途径，熟悉各个职能部门的基本活动和各类文件材料的形成规律，充分征求各方面的意见，制定出一个按内部组织机构或人员职能分工的、内容比较具体、全面而又有明确针对性、易于操作的归档范围，使每一份文件材料的形成者明确自己的责任，避免因归档范围不清楚而随意损毁文件材料的现象发生。同时，各内部机构或工作人员都要按照归档范围所规定的内容积累和保管好归档材料的任务，保持一个立档单位各类档案材料的完整齐全。并且由于各类归档材料的形成对象明确，档案人员收集时要有准确的针对性和有效性。只有这样，才能切实把那些不易控制和收集的“帐外”文件集中起来，包括条例、会议文件、会议记录、会议纪要、图表、计划、总结、汇报材料、规章制度、登记表、名册、调查报告、访问记录、合同契约、各种统计报表、各类证书、上级领导人来本单位视察及本机关领导人进行重要活动的照片等各种文件材料，根据平时设置的归卷类目积累，按规范化要求系统整理，由综合档案室集中统一保管。