绍兴市档案局 陈沉

内容摘要：设计文件在建设项目档案中占有十分重要的地位，本文通过平时对建设项目档案检查指导中发现的问题，结合本人在设计单位的工作经验，对如何保证归档设计文件的质量提出了自己的几点看法。

关键词:设计文件 质量 对策

近年来，随着国家经济建设的大力发展，重点建设项目越来越多，国家对重点建设项目档案管理工作越来越重视，各地档案管理部门也纷纷加强对各级重点建设项目档案工作的监督指导和专项验收工作，并不定期举办重点建设项目档案管理培训班，成效显著。档案管理部门，包括城建档案馆在对各级重点建设项目档案工作监督指导过程中，一般比较重视项目前期立项和竣工验收文件收集是否齐全完整，质量是否符合规范要求，对于设计文件相对来说关注度不是很大。其实对于整个项目来说，设计文件是非常重要的，设计文件的好坏直接关系到整个项目的投入资金多少、建设工期长短、施工工艺如何、及建成后的使用价值。特别是一些涉及拆迁的大工程，方案设计的好坏直接影响到项目用地的多少，从而直接牵涉到拆迁的面积。大家都知道现在拆迁工作难度是非常大的，据中国信访办统计，70%的上访与土地有关，其中的70%与征地拆迁有关。作为一名从设计单位转入档案管理部门的档案工作者来说，我能够深切体会到设计文件在整个建设项目档案中的地位及作用，现在我结合自己在设计单位的工作经验，从设计文件的收集、质量、设计变更文件管理等三个角度谈一下设计文件形成过程中存在的一些问题及对策。

一、 设计文件的收集

根据行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)中规定：勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件;建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。照此规定，设计文件应该由设计单位收集整理后再移交给建设单位档案部门。但长期以来，重点建设项目档案中的设计文件往往都是由项目建设单位自己负责收集、整理、归档的，而不是按照“谁形成，谁收集、整理、归档”的原则，由设计单位来收集整理的，为什么会产生这种情况呢，我认为主要有以下三点原因：

第一、在项目实施过程中，设计单位已经提供至少一套以上设计文件给建设单位以供使用，而并不像施工、监理文件一样需等项目实体完工后才移交给建设单位，有些设计文件如方案设计、初步设计等文件在项目施工时有些建设单位档案管理部门已经在开始收集整理组卷。

第二、设计文件数量比较少，其中由设计单位产生的设计文件数量更少，一般建设项目由设计单位产生的文件只有初步设计、施工图设计及设计变更文件，数量不多而且大多均以装订成册，由建设单位收集组卷工作量也不是很大。

第三、设计文件多产生于项目前期准备阶段，与其他项目前期文件穿插形成且部分装订在一起组卷，如初步设计及批复文件，一般都归入前期立项文件案卷内，这种情况由建设单位组卷比较合理。

虽然设计文件没有按照规范要求由文件形成单位收集归档，但我认为有些规定也是可以根据实际情况来灵活应用的。对于设计文件而言，如果由设计单位收集归档，无疑会是收集的最完整齐全的一套，但建设项目档案作为科技档案的一个部分，必须同时符合档案整理的要求，就是为了方便查找利用档案。根据科技档案的成套性、系统性，项目管理性文件应闭合，前后对应。在设计过程中，一个设计文本的产生都会伴随相关的会议纪要、专家意见、修改记录等文件产生，而这些文件都是由建设单位产生，且都与设计文件息息相关，必需跟设计文件统一组卷。所以我认为，设计文件应该由建设单位统筹收集，其中设计单位产生的设计文件可由设计单位收集补充后移交建设单位，但最终由建设单位统一分类，整理归档。

二、设计文件的质量

设计文件是工程的基础性文件，设计文件的质量关系到整个工程的质量，贯穿于工程建设的全过程，设计文件的好坏，直接影响工程完工后的使用价值和使用寿命，一个好的设计理念，可以使一幢建筑物成为全世界著名的标志性建筑，相反，一些质量不高的设计文件，建筑物建成后不仅得不到预期效果，还会给建设单位造成不必要的浪费。设计文件作为项目档案重要的一部分，如何保证归档设计文件的质量是非常重要的，我认为设计文件质量问题主要有以下四点:

1、设计文件帐外文件缺失严重。这里所说的“帐外”文件，是指没有在建设项目文件归档范围中写明，但却非常重要的文件，主要包括一些关于设计调整的会议纪要、专家意见建议、某些设计最终出图前的一稿、二稿等。以往工程项目档案的收集习惯于按部就班的“你交我接”的被动接收方式，对收集工作没有引起足够的重视，再由于工程档案管理经验不足，档案人员缺乏与各参建单位资料员的协调，因此只能被动的接收各参建单位移交的档案。现在大多数建设单位档案管理人员都会根据归档范围来收集文件，没有列入归档范围的却很少收集，也不知道要具体收集哪些文件，而工程实施部门也很少主动把这些帐外文件移交出来，更因为有些工程科室本身资料很多，堆放杂乱无章，往往把一些原始文件、初稿乱扔或丢弃，没有及时整理，很难再找到，也就更谈不上归档了。

2、设计单位本身质量比较差。近几年来，随着我国经济建设的加速发展，建筑业市场的不断扩大，我国设计单位数量急剧上升，这就造成了目前设计单位素质良莠不齐、设计文件质量难以保证。更有甚者，设计单位资质挂靠现象严重，很多设计单位都是由几个人合伙挂靠外地设计院资质成立，没有相关配套设计制度及设计文件管理制度，过度追求利益最大化，产生的设计文件质量很难达到国家标准要求。更由于很多建设单位或成立不久，或第一次接触建设工程，对工程建设不是很在行，同时也对设计单位比较相信，关于项目的建设规模、建筑样式等基本都无条件使用设计单位推荐的方案，这就跟凸显设计单位实力的重要性了。

3、设计时间短。当前工程设计市场竞争激烈，工程设计单位接到设计合同时，建设单位为了赶工期，留给工程设计单位的设计时间非常短。过去一个新建厂房的设计周期是8-12个月，现在建设单位只给2-3个月设计时间，有的甚至更短，这就导致了“三边设计”，即边设计、边施工、边修改。本来现在设计规范标准已比较完善，如字体大小、标注符号、标准图集等等都详细规定了设计出图的要求，但由于设计周期短，设计任务多，设计人员日夜加班赶工，导致设计图纸粗制滥造，很多设计文件都是其他原来做过的设计文件拿过来改一改，用一下，有的甚至图框、图名都没改过来就正式出图了，还有的为了赶时间，直接打印用白图出图，不用蓝晒图，大大降低了设计文件的使用寿命和使用效果。

4、设计人员流动性比较大。现在设计单位大多数为企业，而且设计人员收入与工作量直接挂钩，所以很多设计人员为了提高收入经常跳槽到其他设计院，而且经常是一个设计项目还没完成或实体工程还没完工就跳槽走人，有的还带走其设计作品，使得接替者很难设计出相同的作品，而且在跟踪服务上因为不是自己做的设计而很难保证配套服务的质量，大大增加了设计文件质量的不确定性。

针对上述问题，我认为解决设计文件质量的对策主要有以下五点：

1、建设单位档案员必须非常了解设计文件的归档范围。根据《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》，设计文件包括总体规划设计、方案设计、初步设计及其报批文件、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、工程设计计算书、关键技术试验、设计评价、鉴定及审批。其中除了施工图设计和工程设计计算书保管期限为长期，其他都需永久保管，由此可见设计文件都是非常重要的。有些建设单位也把水文地质、勘察报告等设计基础文件归入设计文件类目，作为设计文件的一部分，统一归档。除了这些正式文本之外，每个设计阶段都会产生相关的会议纪要、专家意见、修改记录等帐外文件，尤其是那些作了重大修改的方案设计历次文本，或因为某些特殊原因做的修改记录，更加具有查考利用价值。而档案作为整个建设项目的真实历史记录，这些变化过程都必须作为档案归档保存起来。如何使建设单位档案人员知道有这些文件的存在呢，主要方法就是档案人员必须主动参与项目工程开展的一些重要活动，比如可行性研究审查、合同鉴定、图纸会审、技术交底等重要活动，了解项目进展变化情况，及时收集因这些活动产生的帐外文件。除此之外，必须在每个项目科室建立兼职档案人员管理网络，并落实相关档案职责，负责收集本处室项目前期阶段有关设计文件，且必须主动、及时提交文件给档案管理人员。

当前全省范围内正如火如荼的开展档案登记备份工作，其中登记备份范围也包含了县级以上重点建设项目。为了避免重复劳动，建设单位档案员在接收设计文件及其他文件的时候，最好同时接收电子文件，尤其是设计图纸的CAD电子文件。现在很多图纸大小都超过A3，而一般建设单位最大的扫描仪也只可以扫描A3大小纸张，为了扫描大图纸，他们只能到外面专门扫描图纸的店里花钱扫描或扫成A3大小的再一张一张拼起来，不仅浪费时间而且扫描质量不能保证，而直接归档电子文件，即节约了时间，又保证了质量，所以在建设项目档案管理工作中，档案人员一开始就应该将电子文件作为接收档案的一个重要组成部分，并为了保证电子文件的安全应统一收集后刻盘保存。

档案管理人员除了要知道设计文件的归档范围外，还必须清楚本项目建设内容，以此对照设计文件内容、甚至施工、监理文件是否完整齐全。一般通过初步设计及批复基本可以确定本项目包含了哪些单项工程、哪些单位工程，通过施工图设计文件可以清楚了解该项目包含了多少子工程，否则施工单位、监理单位移交给你的档案中少了哪一部分都不知道。如某一条市政道路工程，内有一座桥梁，该桥梁采用灌注桩基础，则施工文件中必然会有试桩记录、桩基施工记录、桩基验收记录，同时桩基作为隐蔽工程，必须拍摄数码照片或施工录像，而监理文件必须有桩基施工旁站记录、桩基验收记录等文件，如果该桥梁采用浅基础，则无需试桩记录文件，所以一个好的档案管理人员通过设计文件基本上就能了解这个项目的建设规模和产生档案数量及内容，对于收集整个建设项目档案是非常必要的。

2、选择优秀设计单位。建设单位在设计招投标时最好选择有相应设计资质、设计实力比较雄厚、并且在本地有过类似设计经验的设计单位，在签订设计合同时明确设计文件提交的时间、套数、质量要求，及相关配套服务要求，有的大工程还可要求设计单位提供现场设计代表，方便工程开展，并要求设计代表为本工程设计人员之一，且不得中途随意更换设计代表。设计单位实力雄厚，也在一定程度上保证了本单位设计人员不会频繁跳槽，能够留得住高素质设计人才，保证了设计文件的质量。

3、保证设计时间充分。建设单位应按国家标准来确定项目实施步骤和时间，不要随意压缩设计周期。设计过程一般分为方案设计，初步设计，施工图设计三个主要步骤，每个步骤都穿插着设计评审及修改过程，尤其是一些政府投资项目，需要各级领导部门审查批示，任何一个环节都是不能遗漏的，所以必须保证每个设计阶段充足的时间。

4、设计图纸需符合国家标准。设计文件必须符合国家法律法规及相关规章制度，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，书写材料使用耐久字迹材料，采用碳素墨水和蓝黑墨水书写、激光打印、铅印，禁止使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、彩色笔、复写纸、喷墨打印、针式打印等不易长久保存的书写材料。纸张及图纸统一采用标准纸型A0、A1、A2、A3、A4等幅面，图面四周留一定空白，左边要求2.5cm以上，便于装订(领导签字签在文件上方或右方)。文件材料各栏目填写完整、齐全、准确、盖章、不漏项、不漏签名、不代签、不伪造，数据更改须看得出原来划掉的内容。

每件设计文件封面都必须盖单位公章，施工图每张图纸都必须盖单位出图章，设计变更联系单必须盖设计单位技术章，对设计人员执业资格有要求的必须盖相关注册章，且每张图纸都必须签字手续完备。

设计图纸建议采用蓝晒图。一般建设行业主管部门没有明确要求设计出图采用何种纸张，只有水利部《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》(水办[1997]275号)中明确要求水利工程竣工图必须是新兰图，但最新公布的《水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》(水办[2005]480号)也取消了这个要求。我认为虽然现在科技水平已经很高，印制设备有了质的飞跃，但相比较而言，蓝图还是有其优势。蓝图图纸柔性好，适于工地使用，不易破损，而白图纸张柔性弱于蓝图，可折叠性差，易折裂。从字迹色差变化上看，蓝图是类似与感光胶片的晒图纸利用氨水熏制定影成像，字迹稳定性强，而白图是工程印制机利用干粉热干定影成像。但蓝图的生产是一个包括氨气、一氧化碳、甲醇等有害气体在内的环境污染过程，对环境影响较大，而白图生产过程中主要是电能的转化与碳粉的消耗，对环境影响微乎其微。这两种图纸样式各有优缺点，但从档案角度来看，蓝图更有利于作为档案保管利用，保存时间更长，所以很多建设单位归档图纸均要求用蓝晒图归档。

5、认真做好施工图审查和施工前图纸交底工作。根据《浙江省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理实施细则》(建设发[2004]97号)修订稿的要求，浙江省内凡需领取建筑施工许可证的各类新建、改建、扩建的房屋建筑工程，市政基础设施工程都应进行施工图审查，审查由具有相应审图资质的审查机构承担，审查通过后，在每张施工图上加盖“审查合格章”。城建档案馆要求归档的竣工图原件必须同时盖有“审查合格章”，否则不予接收。施工图审查是建设项目施工前对施工图设计质量最重要的一次检查、审核，是保证施工图质量的一个重要关卡，施工图上没有盖“审查合格章”，该图纸就不能交由施工单位使用，不能开始施工，只有通过审查机构的审核方能使用。施工前图纸交底是指施工、监理单位在开工前根据施工图设计的要求，针对施工时可能碰到的一些实际问题对设计单位提出一些修改施工图设计意见或解决办法，设计单位根据会议要求出具相关联系单或变更部分设计图纸，弥补施工图设计的不足，提高施工图的实际可行性，进一步保证施工图设计文件的质量。

三、设计变更文件的管理

工程设计变更文件是指在工程建设过程中，根据工程建设的实际情况，依据国家有关工程强制性标准、工程技术标准和设计规范的规定，同时满足工程使用功能、安全、质量、成本、环境保护的要求，对已批准的设计文件进一步优化所进行的修改、完善等活动。

在实际工程建设过程中，设计变更的存在有其必然性，主要有以下几方面因素：1、由于设计任务繁重、设计周期短、现场调查资料与实际不符、设计深度不够、设计理念的更新等设计因素发生的变更。2、由于建设市场的激烈竞争，部分承包商采取不合理低价竟标、恶意低价抢标，而为了企业的自身利益，中标之后又想尽一切办法通过变更形式弥补低价中标的亏损而发生的变更。3、由于施工单位管理不善、组织失误，造成工程实施方案发生变化而发生的变更。4、由于建设单位管理不善、组织不利而发生的变更。

工程设计变更文件管理过程中常见的问题有：1、变更申报过程中没有严格履行工程设计变更程序，个别变更缺少工程变更申请表。2、承包商思想意识不端正，把设计变更变成为谋取自身利益的一种手段，加上个别设计代表对变更设计审查不认真，对承包商上报的资料不进行详细审核就签字盖章，导致变更设计文件重复批复、变更之中再变更的现象时有发生，不但增加了工程管理人员对变更文件管理的难度，同时使变更文件数量大幅增加，大大提高了变更文件及竣工图的编制难度和工程档案人员对竣工图准确性的审核。

我认为解决工程设计变更文件管理的对策有以下四点：1、严格履行设计变更审批程序，对未按规定程序申报、没有建设单位批复同意的设计变更坚决不予受理，此项工作是变更工作的源头，变更工作必须从源头抓好落实。2、对于一些重大变更，特别是一些涉及重大工程量增加的变更，必须组织各方代表集体讨论，集思广益、广泛听取各方面意见，确定最终的优选方案，从而保证设计变更方案经济、合理、切实可行。这样就避免了设计变更过程中的个人行为因素，确保变更的公平、合理性，并形成各方代表签字的会议纪要。3、加大管理力度，对于一些弄虚作假、重复申报的变更加大处罚力度。4、各项变更文件都必须按统一流水号编号，如有重复变更的话应写明前面几号变更单作废，该作废变更单号码不能再使用，且该作废变更单应同时归档。建设单位档案管理部门至少应该归档一套完整齐全的变更单原件。

工程设计变更问题始终贯穿于工程建设的全过程，设计变更管理工作是否能够做到尊重科学、实事求是、公平、公正，关系到工程质量、进度、费用、安全、廉正等问题，关系到设计产品能否更切合实际，能否与自然环境真正的融入一体，做好工程设计变更文件的管理的意义不言而喻。

档案工作的最终目的就是提供利用服务，为社会发展服务，为经济建设服务，为科技、文化服务，重点建设项目档案是国家档案的重要组成部分，在我国经济建设中发挥了重要的作用。设计档案在建设项目档案中占有相当大的比重，是保证项目竣工后生产、运行、维护、改扩建的重要依据，更是维护建设单位自身合法权益的重要凭证。对于设计文件，档案人员必须加强前端和过程控制，严把验收关，认真控制设计文件在归档过程中可能存在的一些问题，保证归档设计文件完整齐全、准确有效。

 

作者简介：

陈沉，男，1980年12月出生，2003年7月毕业于浙江工业大学土木工程专业;工作单位：绍兴市档案局监督指导处;通信地址：绍兴市袍江新区世纪东街278号，邮编：312000，联系电话：88225065。