绍兴市工商局

绍兴市工商局档案室建立于1992年。经过17年的规范建设，目前已建成为组织机构健全、制度管理规范、设施配套先进、数字化程度较高的综合性档案室。2004年被省档案局认定为省一级档案达标单位。为进一步加强档案的数字化管理，促进档案工作的规范提升，根据市档案局关于开展数字档案室建设试点工作的要求，我局从2008年11月开始，作为全市6个试点单位之一，率先开展数字档案室创建工作，并取得了阶段性成效。现将创建工作情况作简要汇报交流。

一、数字档案室创建工作的基本情况

（一）领导重视，强化创建工作的组织和制度保障。

数字档案室创建工作时间紧、内容多、涉及面广，我局作为试点单位更是要认真落实，抓出成效。局领导对创建工作非常重视，专门成立了以分管局长为组长、各业务处室负责人为成员的创建工作领导小组。领导小组下设办公室，由市局办公室和信息办牵头落实。市局还制订了《绍兴市工商行政管理局数字档案室创建实施方案》，对工作目标、工作安排和工作要求进行了重点明确，要求在09年4月份前完成数字档案室创建工作并通过试点验收。为使创建工作扎实有效，市局又在1月份制定了包括电子文件归档制度、档案数字化规程、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护制度等一系列保障制度，确保各项工作的顺利实施。

（二）设施到位，强化创建工作的硬件和软件保障。

数字档案室创建是一项系统工程和基础性工程，我局从工商数字化建设的长远意义出发，近年来加大投入力度，加强基础设施建设，档案管理工作的质量有了大幅度的提高。为做好数字档案室创建工作，我局进一步加大设备投入，到目前已累计投入设备资金近80万元，硬件方面更新了计算机、打印机、扫描仪、复印机等电子设备，新购置专门用于档案管理的服务器。软件方面邀请软件开发公司对原档案管理'泰宇'软件进行全面升级换代，新的'泰宇'软件不仅能处理文字、表格等简单操作，还能满足处理图片、视频、档案分析等复杂操作。在此基础上，我局选调业务素质较高的干部专门从事档案室管理工作，聘用6名工作人员作为档案整理人员，档案处理效率明显提高。

（三）措施有力，强化创建工作的计划和措施保障。

为确保数字档案室创建工作取得成效，局领导小组专门召集办公室、信息办、档案室以及各业务处室档案工作联络员进行了创建工作动员，对各相关业务线和工作人员的职责进行了明确。市局多次邀请市档案局领导和软件公司技术人员进行现场指导，对档案管理软件进行修改和调整。2月10日，我局举办了新版工商档案管理系统软件操作业务培训班，邀请软件开发技术专家对市局各业务处室人员进行系统化培训。与此同时，为加快创建进度，我们组织人员加班加点，对01-07年永久长期文书档案进行了拆封扫描，对行政处罚、科技档案等永久档案全部进行了复印，对室藏所有传统照片全部进行了数字化处理，共处理各类档案19余万件500余万页。

二、数字档案室创建工作的初步成效

（一）数字档案室创建进一步规范了档案管理工作。

作为市场经济秩序的主要监管部门，工商部门保存着大量的企业档案。而随着市场规模的扩大和监管领域的拓展，企业档案的数量不断增加，形式也更加复杂。数字化创建改变了原有传统档案管理的模式，有效规范了大量而复杂的档案。通过创建，一是对市局室藏的全部档案进行了重新整理归档，对发现的问题档案及时进行补充完善，有效防范了档案管理工作中的漏洞。二是以电子化为手段，对目录数据库、数字化档案全部进行了数据备份，从而解决了档案保存难问题。三是对各业务处室的档案工作进行了重新规范，要求各单位及时对应地将档案材料录入新的工商档案管理系统软件，其中企业档案每月移交一次，基建、设备类项目档案，在竣工验收和设备购置后，及时将应归档的文件材料整理并编制移交清单交市局综合档案室归档。各单位形成的特种载体档案（包括照片、底片、录音、录像等）在每次活动终了后一月内移交市局综合档案室。目前，市局档案工作全部按新规范操作，运行正常。

（二）数字档案室创建进一步提升了工商信息化程度。

信息化管理是工商监管的主要方向，其中档案数字化是工商信息化的重要内容。数字档案室创建为工商信息化搭建了一个坚实的平台，也为全面建设信息化工商积累了宝贵的经验。一是实现了纸质档案向数字档案的转变。通过创建，我们不仅将01-07年保管期限为永久、长期的文书档案和业务档案、保管期限为永久的科技档案全部进行了数字化，还将80年代起所有能追溯到的档案资料进行了摘录和备份，从某种意义上讲是将工商的历史搬进了电脑，完成了一次大型的历史交接。二是实现了档案管理系统与OA系统的衔接。通过对档案软件的升级改造，新的档案软件可以在市局局域网上进行广泛应用，解决了以往查找资料都要到档案室的问题，方便了经检办案、企业监管等一系列工作。三是提高了人员电子化应用水平。通过这次数字档案室创建，数字档案的观念深入人心。经过培训，干部能熟练操作档案录入和查询功能，进一步提高了全局干部的计算机操作水平。

（三）数字档案室创建进一步提高了工商服务能力。

新时期，工商部门在加强市场监管的同时，承担着大量服务地方经济、助动企业发展的任务。市局档案室作为工商部门的重要窗口，代表着工商形象。数字档案室的创建进一步提高了企业建档查档的效率，受到了企业的欢迎。一是企业查档更加方便快捷。从去年11月底开始，我局取消了档案查询费，由此带来查档数量的大幅增加。据统计，档案查询费取消前，市局档案室日平均查询量在50人次左右；取消后，日平均查询量猛增至70人次左右，大大增加了工作量，影响了查询效率，档案室门口一度排起了长队。通过数字化创建，我们可以利用档案管理软件，直接从计算机中调阅原始档案。前来查询的人员也可以直接从查询窗口的电脑上看到所需要的原始档案，只要点击'打印'键就可以打印出档案，不仅提高了准确性，还节省了查询时间。目前我们可以在5分钟之内完成受理到打印盖章的全过程，方便了企业查档。二是档案管理安全系数提高。通过电脑建档、备份、规范管理、软件升级等，我们可以确保档案不丢失、不破损、不失效，提高了档案的完整性和系统性，实现了长久保存的目标。

三、下一步工作打算

 下一步，我们将按照市档案局的要求，继续做好数字档案室建设工作，完善档案数据管理、扩大全文数据库的覆盖面、健全数字档案室管理制度，并以数字档案室创建活动为载体，将档案室建成一个开放式的网络系统，按照用户的权限实现对档案的异地查阅，提高企业登记、监管和执法办案的工作效率，使工商档案工作更好地为企业和群众服务，为工商职能工作服务，为我市经济社会发展服务。

二○○九年二月二十日