绍兴文理学院 潘连根

内容摘要：本文对我国档案学学科在'文件、档案管理一体化'和'图书、情报、档案管理一体化'实践基础上的整合趋势及新世纪的发展方向作了探讨。

关 键 词：档案学；整合趋势；发展方向

众所周知，实践是理论的源泉，实践的需要是推动理论创新发展的原动力。正如恩格斯所说，'社会一旦有技术上的需要，则这种需要就会比十所大学更能把科学推向前进。'[1]我国档案学的产生、形成和发展的历史也充分证明了这一点。应该说，档案工作中内部的具体实践问题可能会促使现有的档案学理论中某一定义、原理、规则等的完善乃至更新，如建国初期人们在实践中无法正确区分档案与资料，促使档案界开展了档案与资料区分问题的研讨；又如20世纪80年代初，各种专业性档案馆有关馆藏档案组织方法的实践明显不同于综合性档案馆，促使档案界对全宗理论的重新探索。但一旦档案工作与其外部的其他相关工作进行重新构建整合，这类实践活动则会导致档案学与相关学科的重组整合，从而推动档案学学科的进一步提升与发展。本文正是要分析'文件、档案管理一体化'和'图书、情报、档案管理一体化'的实践对我国档案学学科的整合趋势，并在此基础上进一步从宏观上把握我国档案学在新世纪的发展方向。

一

1985年6月，国家教委和国家档案局联合在成都召开档案学专业教育改革座谈会，会上提出档案工作面临着两个'一体化'的前景。应该说，当时提出两个'一体化'是有前瞻性的，但其认识的正确性已为此后的实践所证实。那么，两个'一体化'的实践对我国档案学的发展到底有何影响呢？

我国的档案学是在20世纪30年代国民党政府开展的以文书档案改革为主要内容的'行政效率运动'中产生的，在这一运动中试行的'文书档案连锁法'实际上是我国文件、档案管理一体化的最初尝试，但由于实践的对象仅仅局限于机关的文书、档案工作，因而在此基础上产生的档案学也就具有了以下一些特点：（1）正确界定了文件和档案的关系，即文件和档案表示同一事物的两个不同阶段。（2）对机关的文书处理和档案管理进行统一研究。（3）'文书学和档案学的概念还没有明确的划分'。[2]有些学者认为，'在中华民国建立初期对档案管理的研究，萌芽于文书学之中'，[3]因此我国'档案学的创建便发端于文书学即文件学的展开研究之中'。[4]但笔者以为，我国的档案学和文书学是同时产生的，你中有我，我中有你，无法明确区分开来。事实上，民国时期的文书学档案学著作往往是同时将机关文书工作和档案工作进行研究的，据笔者翻检《中国档案学文书学要籍评述（1910-1986）》，其中不少著作，如顾震白《文书处理法》、梁上燕《县政府公文处理与档案管理》、殷仲麒《学校文书处理与档案管理》、陈国琛《文书之简化与管理》、朱伯郊《文书处理程序》、傅振伦《公文档案管理法》等，都是同时包含有文书处理和档案管理的内容，'反映出民国时期的档案管理学和文书学之间的紧密关系......充分说明了档案管理学的形成同文书学有着密切的渊源关系，很难明确区分开来。'[5]由此可见，档案学在产生之初是和文书学合为一体的。由于文书档案连锁法虽然看到了机关文书工作和档案工作之间的联系，但是因当时档案工作的范围仅局限于机关档案工作（没有档案馆工作的实践），机关文书工作和档案工作仍然是界限分明的两个阶段，因而还不是真正科学意义上的文件、档案管理一体化，正是在这个基础上，当时的文书学和档案学的'一体'是一种混沌不分的一体，而不是两者整合的结果。

建国后，由于推行文书部门立卷制度，使文书工作和档案工作分属不同的系统，这一实践的结果，反映在学科建设上，就是文书学和档案学由混沌一体开始分流走上各自发展的道路。应该说，在当时的历史条件下，这种分流是有积极意义的，它促进了文书学和档案学的发展。

然而，随着文书工作和档案工作实践的进一步发展，特别是在20世纪80年代社会开始进入信息化时代，这种文档分离的机制日益显示出弊端，它不利于对文件档案的运动过程进行全程控制，并由此延伸出一系列的问题，如文书工作、档案工作相互之间不能有效协调衔接，存在着大量的重复劳动，导致文档工作的效率低下，也不利于文档信息资源的整体开发利用等等，于是我国档案界在80年代中期开始倡导文件、档案管理的一体化，这一倡议在80年代中后期因文件生命周期理论的传入为其提供坚实的理论基础之后，更是得到了档案界的积极响应。

由于倡议之初档案界对文件、档案管理一体化的认识不仅局限于在一个机关内文书工作和档案工作的有机结合，并未将文件运动至档案馆的阶段纳入其中，而且主要考虑的是通过借助计算机技术来实现文件目录数据库的转移从而达到与档案室的共享，并未全面涉及从文书处理到档案管理的所有环节的流程的重组再造。受这种认识的局限，在文档一体化管理的实践探索中，所谓的文档一体化管理系统往往是机关内文书工作系统和档案工作系统的简单合并，很难实现文件从产生形成直至销毁或档案馆永久保存的整个运动过程的全面控制与优化。显然，这并非真正科学意义上的文件、档案的一体化管理。

到了20世纪90年代，电子文件的大量产生对传统的文档管理工作提出了严峻的挑战，因为'与传统的文件、档案管理相比，电子文件、档案的管理具有相关因素增多，各因素之间的相关度增高，变量增多，目标复杂化，技术含量更高、更新、更快等新的特点，从而对管理活动提出了更高的要求。'[6]对于电子文件的管理，目前档案界一致认为必须实行全程管理和前端控制的原则，比如电子文件在其管理系统设计时，就必须将档案管理的要求嵌入其中，以确保生成的电子文件符合档案管理的需要，因而在电子文件管理系统中，对文档工作的流程进行了彻底的重组再造，不再似传统的文档工作是明显可以区分的前后相继的两项工作，这一结果事实上导致了文档之间的界限的模糊性（但在其运动过程中价值仍是有规律地变动着），因而促使我们对文档的一体化管理有了一个全新的更为科学的认识，即'‘文件档案管理的一体化'指的是对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制度的统一规范等等。'[7]客观地说，随着现代信息技术的日益发展，这种真正科学意义上的文档管理一体化不仅日益显示其必要性，而且也具备了得以实现的技术保障条件。

这种真正科学意义上的文档一体化管理实践，将促使文书学和档案学的重新整合，应该说，这种整合的发展趋势是十分明显的（事实上已经处在整合的过程中）。这种整合（有人称之为文书档案学，也有人称之为文件与档案学，笔者在此仍称为档案学）不仅可以促使我国档案学向纵深发展，也与西方现代档案学的发展趋势相一致。在此作几点说明：

（1）（广义的）文件应是档案学研究的逻辑起点。关于文书学和档案学的关系问题，在建国初期一直是将文书学作为档案学的分支学科看待的，但在20世纪80年代以来，除少数学者仍坚持这一观点外，如吴宝康教授始终认为'文书学仍可属档案学的一个分支学科'，[8]大多数学者认为文书学是和档案学密切相关的学科，不能将其纳入档案学的学科体系之内，[9]其依据是，档案学的研究对象是档案现象及其本质规律，文书学的研究对象是文书现象及其本质规律，两者泾渭分明。但是现代文件特别是电子文件的运动自始至终处在一个管理系统内，在这种真正意义上的文档一体化管理系统内不再存在传统意义上的'立卷'、'归档'的概念，因而文档之间的界限已十分模糊，（文档概念是否也应一体化？）如此一来，必将引起文书学和档案学研究的逻辑起点的改变。事实上，撇开文书学和档案学的归属之争，整合后的档案学并不是文书学和档案学的简单叠加合并，而是系统研究文件（广义的，包括档案）现象及其本质规律的学科，具体而言，主要是系统揭示文件在其生命周期全过程中的性质、特点与运动规律，探讨文档一体化管理的理论、原则、方法与技术等。

（2）文件管理理论应纳入整合后档案学体系之内。自20世纪40年代以来，西方档案学者开始认识到文件管理与档案管理之间的内在联系，并着手探讨文件自身的运动规律，最终形成了作为西方现代档案学基础理论之一的文件生命周期理论。应该说，将文件管理和档案管理融为一体进行研究是现代西方档案学者的一个特色。这在反映其研究成果的著作中可得到证实，如T•R•谢伦伯格《现代档案--原则与技术》、路易斯•费•比阿萨利《档案管理技术实用手册》、彼得•瓦尔纳《现代档案与文件管理必读》以及联合国教科文组织和国际档案理事会合作开展的'文件与档案管理规划'（PAMP）项目的调研报告，都将文件管理的理论与实践纳入其中。但是，我国长期以来，却一直将文件管理（在我国称之为'文书工作'、'文书处理'）作为文书学的研究内容而排斥在档案学之外，从而导致将具有连续性的同一事物以归档为界明显分为文书（文件，狭义的）、档案而分别纳入文书学和档案学的研究之中，注重的是文件运动的阶段性而相对忽视了其运动的整体性特点，在实践中也就忽视了对文件运动的全程管理，文件管理和档案管理之间难以协调发展，存在着'两张皮'的现象。因此，整合后的档案学将文件管理理论纳入其体系之中，也是我国档案学与国际接轨的需要。

（3）从目前我国档案学的研究现状看，由于广义文件观逐渐为我国档案界所接受，因而按传统的狭义文件观应归属文书学研究范围的许多课题，如文件生命周期理论、文件连续体理论、电子文件管理理论等，现在事实上已纳入了档案学的研究范围之内，甚至已经成了我国档案学研究的重点内容。这在近年来档案学刊物上发表的大量论文中可以得到证实。因此，文书学和档案学的这种整合重构的趋势可以说是顺理成章水到渠成。

二

早在1974年联合国教科文组织在巴黎召开的关于全面规划国家文献、图书馆和档案基础机构的世界科技情报系统（UNISIST）大会和政府间会议上倡议建立'国家情报系统（NAIIS）'，该'国家情报系统'主要是涉及全部学科领域里的文献、图书馆和档案的服务工作。我国也于20世纪80年代倡议进行'图书、情报、档案管理的一体化'，但长期以来，我国一直停留在对该一体化的必要性、可行性及管理模式的理论探讨上；与文件、档案管理的一体化相比，图书、情报、档案管理的一体化牵涉的因素更多，特别是受管理体制的制约，即图书馆、情报机构和档案馆分属不同的领导系统，长期以来协调合作不力，因而在全社会进行图书、情报、档案管理一体化的实践进展更为缓慢。然而，随着市场经济的发展和社会经济的全球化、国际化以及人们生活水平的提高，用户信息的需求日益呈现出社会化、综合化、集成化的发展趋势，单一的图书、情报、档案机构已经难以满足用户的信息需求，开展联合服务已成为普遍要求，再加上知识生产的指数增长也使文献资源的共享共建成为必需。因而，建立包括图书、情报、档案在内的'国家情报系统'已日益成为一种世界潮流。

可以预见，随着图书、情报、档案管理一体化实践的发展，必然会对图书馆学、情报学、档案学的发展带来积极的影响。图书馆学、情报学、档案学虽然具有各自不同的研究对象、研究内容和研究范围，但是现代计算机和通信网络技术的迅速发展以及在各门具体学科中的应用，已经并正在日益拉近这些学科之间的距离，图书、情报、档案信息资源的不断数字化和网络化使得它们的组织趋向统一，从而使得这些具有共同历史渊源的学科表现出相似的发展趋势，即这些学科相互融合、渗透朝着一体化的方向整合，最终会产生形成一门一体化的学科。对此，有的学者称之为'文献信息学'，[10]有的学者称之为'记录信息管理学（文献信息管理学）'，[11]甚至也有学者认为，21世纪档案学的走向是'理论信息学'。[12]总之，图书、情报、档案管理的一体化，最终会促使档案学学科的发展超越（但不是取消）自身。

三

我国的档案学自产生至今已有近80年历史。经过近现代档案学理论工作者和实际工作者的共同努力，我国档案学已走过了一条从产生、发展到日趋成熟的道路。那么，在21世纪，我国档案学将朝着什么方向发展？这是我国档案学面临的重要问题，它关系到我国档案学的未来。笔者以为，我国档案学在新世纪应朝着科学化、国际化和大众化的方向发展。

1、科学化

由于档案学是一门实践性很强的应用学科，因而在以往的建设过程中，对档案工作中的具体应用问题的研究比较重视，但在理论研究方面却显得不足。比如，目前我国每年发表的档案学文章数量可观，但大量的是业务研究类文章，真正的理论研究文章并不多。因而有学者曾经指出，文革前17年的档案学，只是经验的积累，可以称之为'经验档案学'，甚至到20世纪80年代中后期的档案学都还不是科学的，只有走向未来才能建立'科学的档案学'。[13]此说虽过于极端，但也不乏一定的合理成分。

事实上，许多档案学中的重大基础理论都是由国外档案学界提出的，我国档案界对世界档案学基础理论的贡献并不乐观，究其原因，上海大学的宗培岭教授认为，除了社会环境（社会的政治制度、经济制度与文化传统）等外部因素外，'就档案界内部而言存在的问题或不足也是不可忽视的，从整体上来讲，主要是在理论与实践的结合上缺乏‘合力'--一是档案行政管理者、档案管理工作者、档案理论工作者间缺乏‘合力'，二是发展档案学理论与吸取国外档案学理论及借鉴相关学科理论间缺乏‘合力'。''正是由于缺乏上述两个‘合力'，致使我国的档案学基础理论研究中来自档案教学工作者的文章缺乏实践的深刻背景，或泛谈‘理论'的意义、可行性，或宣传介绍国外档案学与相关学科理论；来自实践部门的文章缺乏理论思考，不足以揭示档案现象本质，或就事论事、或罗列现象。'[14]可见，我国档案学研究在理论与实践结合的深度与广度方面与西方发达国家相比存在很大的差距。

因此，在新世纪，我国档案学必须在现有基础上加强科学化进程，即在努力提高档案学理论工作者特别是实际工作者的科学素质的基础上，增强两者之间的'合力'，及时将档案工作中的经验总结和升华成科学的理论，提高研究成果的科学性，从而减少档案学知识体系中的经验成分，增强其科学性。

2、国际化

科学无国界。以往我国在建设有中国特色的社会主义的背景下，档案学界有些学者过于热衷于建立有中国特色的档案学理论。尽管档案学应用理论与应用实践方面各国应该也必须有自己的个性特色，但在档案学基础理论研究方面更应强调共性。'档案学的理论、原则，特别是档案学基础理论，只适用于本国，不适用于大多数国家，就不是真正的科学理论。'[15]

在新世纪，要推进我国档案学的国际化，需要进行以下几方面努力：（1）树立全球观念。在进行档案学理论研究时应有全球意识，将我国的档案工作实践与世界各国进行比较研究，在一些具有普遍性的实践问题上总结出具有普遍适用性的科学理论来，甚至可以建设'国际档案学'。[16]（2）加强对我国档案学理论成果的宣传，使国际档案界真正了解我国档案学的建设成就。要鼓励并支持我国档案学者参加国际档案理事会的相关组织、参加有关的国际学术会议，介绍我国档案学的新进展、新动向，甚至可以创造条件在互联网上建立反映我国档案学研究状况的主页，为各国档案学者提供一个了解我国档案学建设情况的重要窗口。（3）注意跟踪档案学研究的国际潮流，关注国际档案界研究的前沿课题和最新进展。对于国外新出现的理论、方法，我国档案界不仅要对这些新理论、新方法本身加强研究以求深化，而且更要加强这些新理论、新方法如何与我国档案工作实践相结合的研究以为我所用。特别要鼓励与支持我国档案学者积极参与世界性的难点和热点课题的研究，以做出我国档案学者应有的贡献。（4）更加积极、主动地加强中外档案界的交流合作，全面促进我国档案学的国际化。

3、大众化

由于长期以来笼罩在档案、档案馆头上的政治性、机要性的神秘色彩，导致社会公众对档案、档案工作、档案馆的性质认识不清。说起档案，或认为档案就是故纸堆，或将档案等同于事关个人前途命运的人事档案；提到档案工作，或认为档案工作很简单无学问可言，或认为档案工作很神秘是一项机要工作；问及档案馆，也只是把它当作政府机关或机要部门。一言以蔽之，社会公众的档案意识不强。出现这种情况的根本原因是由于社会公众对档案学缺乏起码的了解。

事实上，由于档案学者缺乏将档案学通俗化、大众化的意识，如至今尚无一本介绍档案学的通俗读物，使公众对档案学知之甚少。要想从根本上提高社会档案意识，向公众普及档案学知识是十分重要的措施。

近年来，随着档案普法活动的进一步深入，新闻媒体对档案的宣传报道日见增多，档案（包括现行文件）开放利用的扩大，档案展览的增多，档案网站的日益增多，......档案正在走向公众。特别是现在不少地区正在开展档案进家庭活动，这不仅使建档家庭受益匪浅，而且促使档案学走近公众，因为家庭建档需要档案学理论的指导。可见，我国档案学的大众化，并不是为了满足公众的好奇心，而是为了增强公众的文化素质，满足社会主义精神文明建设的需要。

要真正实现我国档案学的大众化，档案学者必须树立普及档案学的意识，将档案学的通俗化、大众化作为自己义不容辞的责任。

（本文原载《浙江档案》2005年第4期）

[1] 《马克思恩格斯选集》第四卷，人民出版社1972年版，第505页。

[2] 吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第248页。

[3] 同[2]。

[4] 黄存勋、魏鹏飞：《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年第1期。

[5] 刘文杰编：《中国档案学文书学要籍评述（1910-1986）》，四川大学出版社1987年版，第13-14页。

[6] 冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第12页。

[7] 黄霄羽：《文件、档案一体化管理的科学含义》，《档案学通讯》2002年第3期。

[8] 吴宝康：《'文件生命周期理论'问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期。

[9] 冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年版，第187页；陈永生著：《档案学论衡》，中国档案出版社1994年版，第48页。

[10] 赵越主编：《档案学概论》，辽宁大学出版社1987年版，第252页。

[11] 冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年版，第181页。

[12] 张辑哲：《理论信息学--新世纪档案学的走向》，《中国档案》2000年第11期。

[13] 王李苏、周毅：《回顾与展望--对我国档案学发展的历史考察》，《上海档案》1988年第6期。

[14] 宗培岭：《对我国档案学基础理论研究的反思》，《上海档案》2001年第6期。

[15] 陈兆祦：《谈档案学研究面向世界问题》，《兰台世界》1998年第7期。

[16] 吴宝康：《论国际档案学的建设》，《档案学通讯》1994年第6期。