陈健

内容摘要：在电子时代，以计算机和网络技术为后盾的数字档案馆日益成为人们关注的焦点。本文试从特征和工作模式两方面对数字档案馆和传统档案馆的异同作一对比，以利于我们更好地了解数字档案馆的方方面面，引起我们对数字档案馆的进一步思考。

关 键 词：传统档案馆 数字档案馆 特征 工作模式 比较

20世纪末，随着计算机技术和办公自动化技术的渐趋成熟，一个新生事物--电子文件出现在世人的眼前。与之相关的一系列问题特别是电子文件的管理问题都成了人们关注的焦点。传统档案馆带有浓厚的政治色彩，其落后的检索工具、手工作业式的管理严重阻碍了档案的利用效率和工作效率，档案和档案馆并没有发挥出应有的作用。而以计算机技术和网络技术为后盾的数字档案馆打破了档案利用上的时间、空间概念，利用数据库和网络，实现了档案信息的远程利用，最大限度的实现了档案资源的共享，真正使档案信息的利用从少数人的特权成为公众的权利。

一、传统档案馆与数字档案馆的特征比较

所谓数字档案馆，指的是电子时代的条件下的档案馆形态，傅荣校教授曾给出过这样一个定义：'数字化档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它，以获取这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体信息在内的各种信息数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度的利用这些信息'[1]的中转站。数字档案馆具有的一些新的特征，与传统档案馆相比，有明显的差别。

1、 基本特征

（1）、信息与载体的相对分离性

传统档案馆工作，是以对信息记录实体的保存、利用为中心展开的。传统档案的信息与载体的密不可分性使得载体的每一次变革都会影响到档案馆的实际工作流程。然而，这却束缚了信息传递的广泛程度，使信息的传递的必然伴随着载体实物的传递。计算机技术和网络技术的出现，为档案信息的解放提供了信息虚拟传递的环境，电子文件就是应运而生的相对自由的数字信息。这种信息与传统档案相比，和载体的关系不再是那么的密不可分，却又能随时与载体结合，甚至转化为传统的纸质档案。数字档案馆的工作任务主要就是围绕电子文件的接收、保管、利用展开的，其馆藏的档案信息也主要是以数字形式存在的。因此，电子文件的信息与载体的可分离性、非可读性以及对设备技术和标准的依赖性都影响着电子时代档案的管理和利用。

（2）、档案馆提供信息服务的综合性与专业性

传统档案馆在长期的发展过程中，逐步形成了各种特色档案馆，综合档案馆的馆藏也各具特色，但是随着现代科学的发展呈现出两种不同的趋势，对档案馆档案信息的提供呈现出两种截然不同的要求：一是专业分工越来越细，要求档案馆的馆藏信息特色鲜明；二是学科之间的界限越来越模糊，大量边缘学科的出现，要求档案馆信息的提供具有一定的综合性。在此背景下，数字档案馆在馆藏的组织上，一方面要求专业化、特色化，表现为大量以专业数据库为后盾的特色数字化档案馆的出现以及大量特色档案馆的产生。另一方面，又要求档案馆能够提供多途径的检索系统，以便于用户能快速、准确地找到特定专题的比较综合的相关档案信息。

（3）、服务的社会化程度的提高

历史上，档案馆曾是个神秘的地方，政治色彩浓烈。即使是在提出'档案开放'原则之后的今天，出于保密、保护档案实体等需要的考虑，档案馆的服务范围仍然比较狭窄，人们的档案利用意识也相对薄弱，这使得传统档案馆的真正利用者数量相当有限。然而，档案开放毕竟是大势所趋，网络化的档案馆馆藏信息必然成为资源共享的一个重要组成部分。同时，良好的档案馆馆间横向联系不但增加了档案信息共享的数量，而且吸引了更大数量的用户群。用户范围的扩大又使得用户需求的扩大，包括对档案类型多样化、内容广泛化等的要求，这都使得那时的档案馆的服务范围更大，要求更高。

（4）信息揭示的多样性

传统档案馆的所拥有的档案信息，基本上都是以文字等方式存在的，至多藏有少量的照片档案。人们虽然也要求多方面揭示档案信息，但限于技术水平，对音频、视频信息的揭示比较困难。在信息社会里，显然是不能满足人们要求的。电子时代的档案馆的数字化信息揭示多媒体信息的能力要强得多，这对于提高档案信息的检索和利用效率是十分重要的。人们可以通过照片、图像、声音等多媒体途径查寻利用相关的档案信息，达到快速、准确、全方位的利用信息的目的。

（5）、资源共享程度的改善

众所周知，传统档案馆之间的资源共享是比较有限的。这使得每个档案馆甚至一些档案室都'五脏俱全'，既造成了重复建设，又浪费了资源。在电子时代，由于网络的关系，人们的共享意识大幅提高，信息传递也变得快捷，档案馆的馆际协作空前加强，除利用本馆的各种资源外，还充分利用馆外的资源，取长补短，互通有无，将是那时档案馆的主要工作模式。资源的共享将达到前所未有的程度。

2、 档案馆管理观念比较

档案馆管理观念，有一个由封闭、半封闭向开放转变的过程。在传统档案馆的条件下，信息与纸质载体一损俱损，档案馆的管理观念仍以'保管'为主，服务范围相对狭窄，服务对象也比较单一，档案的利用群体不大。但是，互联网这一电子时代的主要技术环境出于互相联结，资源共享的本性，提倡的就是公开、共享、开放。这对传统的观念构成了强烈的冲击，受其影响，电子时代档案开放的观念更加深入人心，档案馆更提倡一种'信息超市'的管理理念，把为用户服务作为工作的重点，希望的是把档案馆建设成为一个能够提供大量的基础数据的信息化档案馆，甚至是一个与图书馆一样能闲来逛逛的档案馆。

3、 档案馆角色比较

在传统的档案馆中，档案馆主要扮演一个'历史粮仓'的角色，档案馆十分重视档案实体的保管，使其在很大程度上成了一个档案材料的加工、贮存仓库。档案馆工作的很大一部分内容都是围绕档案实体保管展开的，而档案信息的提供利用工作则显得相对滞后。而到了电子时代，强调的是资源共享，远程信息共享成为可能，档案馆不必再为了获取档案信息而背上档案实体保管的沉重担子，档案实体可以不进馆，甚至档案信息也不必进馆。通过大型的档案数据库和网络传输就已经可以满足用户的利用要求。档案馆除了定期维护数据库的完整、安全外，只需扮演档案数据库与用户之间指导者的角色，根据用户的具体要求调取那些可能并不存在于档案馆内部的数据库上的档案信息，定位为档案信息转换的中心，起搜索引擎和网络维护的作用。数字档案馆的各个工作程序、模式都是围绕新的角色展开的。

4、 档案馆人员比较

从档案人员的知识结构看，传统档案馆的从业人员主要掌握的是档案学的相关知识，虽然也要求有一定的专业知识背景，但要求掌握的程度不高。而数字档案馆的档案人员不但要掌握档案学的相关知识，能够熟练运用计算机、数据库、互联网等基本工具，还必须精通至少一个专业的专业知识，以更好地处理与这个领域的相关信息。与此同时，边缘学科的大量出现，还使得档案员要有深厚的知识积淀，良好的大局感。从档案人员的角色看，传统的档案人员，在很大程度上给人一种'仓库保管员'的印象，而数字档案馆的从业者将一改传统的'仓库保管员'的形象以信息管理员的崭新面孔出现，专司信息转换、数据分析、未来预测等职。

二、传统档案馆与数字档案馆的工作模式比较

1、档案进馆方式比较

传统意义上的档案进馆，指的是档案馆对接收范围的档案进行鉴定，选择其中确有保存价值的档案（主要是纸质档案）接收进馆，妥善保存的过程，是一种集中式的保管。这种进馆方式的弊病是明显的。其次，这种收集方式的收集时间严重滞后，不能满足人们对档案信息利用时效性的要求。其三，这种档案收集方式使传统档案馆收藏有大量的各单位的档案材料实体，由于数量巨大以及对相关单位的情况的相对陌生，根本无力开展大规模的鉴定活动，这更加重了档案馆的负担。而另一些以历史文化价值为主，现实功利价值相对不大的微观档案如普通百姓家庭生活档案的收集进馆工作相对滞后，很难满足微观研究的需要，也不能很好地提供老百姓感兴趣的档案材料。关于数字档案馆档案的进馆方式，目前有集中式与分散式的争论。但笔者认为，分布式的进馆方式代表了时代发展的潮流。以计算机技术和网络技术为依托，数字档案档案馆可以采取分散保管、集中控制的文献组织方法，不再把档案实体收集进馆，甚至档案信息也可以不进馆。具体的档案信息可以放在立档单位或是文件中心信息数据中，档案馆通过网络与之相连，通过目录、索引建立多途径的检索体系，自上而下地从总体上控制档案信息。把档案馆解放成为信息管理层面上的部门，实现档案馆角色的转变。

2、档案整理工作的对比

传统档案馆的整理，主要指通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织起来，使之条理化、系统化的工作。分实体控制和智能控制两个部分，既用划分全宗和全宗内档案的方法组织档案实体，再通过多种检索工具，实现档案馆的智能控制，以达到使档案信息系统获得最大自由度的目的。目前，我国在电子文件的保管、整理方面仍采用 '双套制'管理。但这种制度显然不是长久之计，因为它不符合电子文件的形成规律，也使档案的管理过程复杂化，反而加重了档案馆的负担。因此，数字档案馆的库藏档案肯定是主要以数字化的形式出现的。由于采用分散保管、集中控制的收集方法，档案实体分散于各个立档单位，因此，其信息存放的物理位置实际上就体现了档案的全宗关系，已经清楚地说明了档案的相关背景信息。方法是建立集中索引，分布式的数据库，既分别按统一标准建立分布式的档案数据库，具体的数据充实工作和日常维护工作都有由相关单位负责，档案馆则负责建立和维护索引目录，充当用户和档案信息之间的桥梁，用户可以通过档案馆的总目录建立相应的路径，指向相关的档案信息，完成一次查询。

3、档案鉴定工作比较

传统文件的鉴定工作包含三个步骤，我们称之为三级鉴定，即立卷前鉴定、档案室鉴定和档案馆鉴定。档案馆鉴定包括进馆鉴定和馆内鉴定两部分内容。其中，进馆鉴定主要解决档案入馆于否的问题。馆内鉴定主要对保管期限已满的档案进行鉴定，决定其存毁。因此，鉴定向来是一个十分关键的环节。到了电子时代，随着海量存储技术和检索技术的飞速发展，对档案的内容进行鉴定，可能将不再是决定档案生死存亡的工作环节而是一个有全新内容加入的'评估'工作。

从鉴定的方法上看，由于电子文件是以单体形式存在的，其结构显示不明确，很难进行逐份审阅，因此，传统的以内容分析为基础的直接鉴定法将难以有用武之地。档案馆应采用一种以下述内容为依据的评估方法：深入了解产生机关的情况、职能、行政管理方式，怎样将这些职能赋予各机构并在其委托中说明，这些机构怎样通过行政管理方式和活动履行其职能。即所谓的职能鉴定法。

从鉴定的程序上看，电子文件不但要保留三级鉴定的环节，更为重要的是增加了电子信息系统设计和电子文件形成时的鉴定环节,即把鉴定提前到电子文件生命周期最初的阶段。这与电子文件的鉴定将以职能为基础密切相关，设计阶段是鉴定电子文件最适合的阶段。如果在设计阶段未能进行鉴定，就必须在电子文件形成阶段加以弥补，否则，到了维护阶段就显得比较困难了。

从鉴定的标准上看，电子文件的鉴定包含的内容鉴定和技术鉴定两方面的内容。技术鉴定比内容鉴定更为重要，因为技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整和可读性的认定和对文件载体性能的检测。

4、档案检索工作比较

传统的档案检索，主要是利用一些手工检索工具进行的。档案馆在实现对档案实体控制的基础上，通过智能控制的形式，把档案信息按一定的标准排列起来，编制成各种各样的检索工具，提供给用户，以便于查找具体的档案信息，满足用户要求。这种手工检索的形式，需要花费档案人员大量的时间和精力，也不利于用户的远程检索服务，具有很大的局限性。数字档案馆将实现档案的全文智能化检索，高效、灵活地向用户提供网络档案信息。这种检索系统的功能包括：允许用户查看元数据，相关开放范围内档案的内容，文件的主题类别；确保所有的访问权限在所有的检索中被执行；允许在一次查询中进行基于元数据、文件内容和文件主题类别的组合检索；查询结果可以是表格形式的，也可以是文件原件；允许基于确定的关联对文件进行检索；提供尽可能多的检索途径和选择范围以满足各种检索需求。还可能是通过照片、图像、声音等多媒体途径查寻相关的档案信息，达到快速、准确、全方位的利用信息的目的。

5、档案保护工作的比较

传统的档案保护观点认为，只要档案文件保存在耐久性的载体上，就达到了档案保护的目的。即使是缩微摄影这种近代的新技术，也无非是为了减少对档案原件的利用频次达到保护档案原件的目的。电子文件的保护包括两方面的任务，一是要确保电子文件的长期存取，也就是要注意软硬件环境的维护；二是保护电子文件数据的安全，防止电子文件的损毁、删除、修改等。第一方面的档案保护，在现代社会仍面临一系列的技术难题，一般采用及时给档案信息升级的办法解决。至于由于系统故障、人为失误、软硬件出错、恶意攻击等原因造成的档案数据破坏，则可以采取网络备份、备份存储、存取控制、数据完整、加密控制等技术手段进行防止。

6、档案提供利用工作的比较

传统档案馆利用服务，一是编制相应的检索工具，帮助用户查询档案馆中的相关信息。二是指导用户使用档案馆的相关信息。三是建立用户使用档案的登记表，以便于档案馆及时根据用户的利用动向改进服务。具体的利用方式有阅览、展览、复制、二次文献加工等。与之相对应的，数字档案馆的利用服务，主要体现在电子检索服务、联机服务、网络资源共享、电子网站服务等方面。具体方式有远程目录查询、网上档案查询、拷贝、二次文献加工等。

综上所述，由于数字档案馆较传统档案馆言，具有馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输的网络化等新的特征，使得数字档案馆的管理模式发生了相应的变化。一些新的工作方法不断涌现，老的工作模式不断被赋予新的内容。通过与传统档案馆的比较，我们对数字档案馆有了一个初步的印象。在信息领域，任何先进都只是暂时的，未来档案馆的一切也必将随着信息技术的发展而不断改进与发展。

（原文载《绍兴文理学院学报》2004年第11期，荣获绍兴市档案学会2005年年会档案学术论文交流二等奖并入选浙江省档案学会档案信息科技学术委员会第一次学术讨论会交流）

参考文献：

[1]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社,2002.8

[2]何嘉荪.傅荣校.文件运动规律研究[M].北京:中国档案出版社,1999

[3]董永昌.何嘉荪.电子文件与档案管理[M].上海:百家出版社,2001.1

[4]张晓娟.档案馆管理[M].武汉:武汉大学出版社,1997.8

[5]邹家炜.中国档案事业简史北京[M].北京:中国人民大学出版社,1985.3

[6]刘家真.电子文件管理导论[M].武汉:武汉大学出版社,1999.8

[7]傅荣校.关于数字档案馆的思考[J].档案学通讯,2002,(5):26-28.

[8]谢凌亦 丁媚.试论数字档案馆的技术实现[J].浙江档案,2001,(11):27-28

[9]王雅琴.如何实现档案信息资源共享[J].浙江档案,2002,(6):34-35

[10]池晓波 朱莉.虚拟档案馆及其有关问题探讨[J].浙江档案,2001,(1):8-9

[11]申琰 李春霞.档案信息流动的能源站--浅析数字档案馆[J].档案学通讯,2001,[5]:32-34 51

[12]王宇晖.21世纪数字档案馆发展之我见[J].档案与建设,2001,(4)

[13]赵屹 陈晓晖.电子文件管理的终极解决之道[J].档案学通讯,2002,(2):47-49 46

[14]方燕.数字档案馆的研究与开发[J].档案学通讯,2001,(5):29-31