绍兴市档案局（馆） 赵立
内容摘要:档案资源建设是档案馆功能实现的物质基础,是档案馆工作中的难点.本文结合绍兴市档案馆资源建设的实践,努力探索一条国家综合档案馆建设的一条新路子.
关 键 词:档案资源建设
绍兴是个历史文化名城，但由于绍兴市的特殊历史渊源和'一城三府'（绍兴市政府、越城区政府、绍兴县政府同在市区）的现实，市级档案馆的档案资源建设历来是个难点。1990年底，市档案馆馆藏只有10361卷(册)；1995年底是38013卷（册），到2000年底，增加到62418卷（册）；到2004年8月止，馆藏为124915卷（册），照片19459 张、录音录像177 盒、DVD光盘107张、书法作品433幅、老地籍图137张、实物档案56 件。大致每五年实现馆藏档案数量翻一番，基本建成门类载体多样，档案利用社会效益明显(窗口利用由原来每年平均300多人次上升到最近三年每年平均2500多人次，三年来网上查档达23421人次、文件查阅达15529人次)具有地方特色的馆藏体系。在档案资源建设的做法上，突破传统习惯的主要有以下几方面：
一、用辨证的思维来审视档案资源建设
档案资源建设涉及方方面面，是一个庞大复杂的系统工程，要搞好资源建设，首先要解放思想，勇于突破，用科学的辨证的思维来认识问题，解决矛盾。
1.解决依法接收与突破禁锢的矛盾。依法接收是档案资源建设的前提，突破禁锢是促进档案资源建设的关键。在接收范围上，严格依法接收，绝不擅自缩小。如在接收公证档案时，我们以1988年的《公证档案管理办法》为依据，下发档案接收通知书，档案保管单位以该规定距今时间太长、条款精神与时代不符为由拒绝移交，我们就提出法律法规没有作废的就仍然要执行，必须移交。在实际接收范围的确定中，我们只承认国家档案局与相关部门的最高机构联合发文（如公检法、中国银行系统）有明文规定不向当地国家档案馆移交或延缓移交，其他都必须向综合档案馆移交。这样，即使最敏感的专业档案一时收不进来，但仍保留余地，以便适当时机开展工作。在接收时间上，突破禁锢，灵活处置。众所周知，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，设区的市级档案馆接收档案期限为档案形成时间满20年。按照《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》则是10年。严格意义上讲，前者法律效力高于后者。但是执行前者必定严重制约档案资源建设，会导致档案馆的馆藏离现实越来越远，社会影响越来越小。因此，我们以《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》3次修改仍然保留此条款有浙江的客观工作基础为理由，坚持10年的期限，遇到特殊情况我们坚持以改革的精神，采取因地制宜、因时制宜的措施灵活协商，迂回突破，妥善处置。如在文件中心建立后，根据老百姓了解政策连贯性和完整性的需求，我们将市委、市政府及其主要职能部门的档案提前接收到2000年，另外，对市区婚姻登记档案还建立了一年一接收的制度。这样文件、档案利用的实时性与历史性贯穿起来，极大地方便老百姓了解政策、运用政策，维护自身的合法权益，享受改革开放的成果。同时使档案资源建设也迈进了一大步。在接收对象上，突破区域，突破全宗。近年来。绍兴市区范围的行政区域变化频繁，越城区、袍江工业区、城东开发区行政关系和法律关系并不一致，在这种情况下，是等体制完善让区级档案管理机构接收档案还是市档案馆直接接收档案，我们果断地选择了后者。从2002年开始，我们直接接收上述三个区所属机关单位档案，这样，连同1995年进馆的越城区机关档案，就完整地反映了三个区的设立、变迁和发展的历史面貌。另外，按照传统接收制度，档案以全宗为单位接收，为了加快馆藏结构的改善，对不到进馆时间的专业档案和特色档案进行单独接收，如婚姻档案、法院的婚姻档案数据、书法档案、实物档案等都是如此，大大突破了原来全宗框的束缚。
2.解决馆藏急增与库容饱和的矛盾。绍兴市档案馆是个老馆，库容接近饱和，而且成为危房，新馆建设已经提到议事日程。因此馆藏急增与库容饱和的矛盾已经摆在我们面前，我们是以传统的、消极的姿态去面对这个问题，还是以全新的、积极的姿态去迎接挑战。在实际工作中，我们还是放眼长远选择了后者，认为库房饱和是个点的问题，属于次要矛盾，资源建设是个面的问题，属于主要矛盾，点的问题的解决易于面的问题，次要矛盾要服从主要矛盾，而且主要矛盾解决会促进次要矛盾的解决。事实上，我们大量接收档案，适当宣传库容和危房问题，引起了各级领导和有关部门的高度关注， 市领导多次批示，先后解决了90多万元的移库、分库经费，新装了132节密集架，扩大了10多万卷档案存放的库容，又为新馆建设创造了有利条件，最终为档案资源的可持续建设提供了坚实的物质保障。
3解决接收难与易的矛盾。档案接收难，要接收社会利用价值高的档案更难。在档案接收过程中，往往要先做大量的外围调查，确定接收档案的范围、内容、依据和要求。下发书面接收通知书，上门做宣传解释和指导工作，直至自己动手搬运档案。但是我们说接收也容易，因为我们背后是国家为我们撑腰。所以，我们提出树立'国家档案馆意识'的口号，意思是，我们代表国家接收档案，接收来的档案是为了国家和社会，凡是属于国家所有的档案都应该依法向国家档案馆移交，绍兴市档案馆是本地区唯一代表国家的综合性档案馆。在这种指导思想下，接收档案应该理直气壮，应该无私无畏，再难的接收工作都可以开展。事实上，喊响这个口号，会收到意想不到的效果。最典型的就是房产档案接收，原来这批档案一直存放在市财税局的一个处室，连本机关的综合档案室也接收不进，社会公众查阅非常困难。我们的接收工作人员就以国家档案馆的名义提出这批档案应该移交国家档案馆，任何单位不得拒绝或者擅自接收（之前，市里有的部门想接收甚至购买这批档案），结果是这批档案进入市档案馆，由于整理不规范，市财政局还为市档案馆报销了档案整理费和用品费3000多元。
二、用超前的手段来保障档案资源集聚
新时期档案资源建设已经不能靠传统方法，面对各个领域产生大量的新载体、新门类档案必须有超前的手段来保障。
1.聘请特约记者收集照片档案。近年来，绍兴社会和经济发展日新月异，市档案馆迫切需要接收大量的照片来丰富馆藏。但是，由于档案馆参与中心工作还不全面，加上技术装备落后，依靠市档案馆本身拍摄远远跟不上形势发展的需要，依靠档案室移交则又太迟。为此，我们在2003年12月，专门聘请绍兴日报首席记者、中国新闻摄影学会理事、浙江省新闻摄影工委副秘书长袁云同志为市档案局（馆）的特约记者，委托他拍摄绍兴重大活动的照片。到2004年8月底，他已经将6680 张照片送交市档案馆，内容涉及到绍兴政治、经济、文化、体育等方方面面。使市档案馆的馆藏照片从数量上增加了30%，是以前一年积累的几倍，同时由于他的照片是数码形式，不必经过数字化，极大方便网上发布和利用。
2. 加强电子档案管理和接收的力度。为确保电子档案数据的有效性，实现档案信息资源共享，我们向国家档案局申报了《区域性电子形式政府文件集成管理的建设和研究》项目，组织人员进行技术攻关，并先后出台了《绍兴市机关电子文件归档管理暂行规定》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》等，对文书档案、科技档案、会计档案、照片档案的8种数据库制定了结构标准和著录要求。为使电子档案管理在电子政务建设中不掉队、不落伍，及时开展了电子政务调研，起草了'市级机关电子政务中电子文件管理现状及对策建议'，并形成初步的'电子文件归档管理软件功能大纲'，为加强电子文件归档工作做好前期准备工作。在平时工作中积极与市信息中心协调沟通，从电子文件归档管理方案形成前的征求意见、合作分工安排到拟定标书内容等都能密切配合；在配合信息中心搞好电子政务建设前期工作的同时，努力把电子文件归档管理的前期工作紧密的结合起来，做到软、硬件环境建设有机相容，配套进行。在政府办公资源网上积极探索接收电子档案的方法和程序，网上接收电子文件近1000多件，同时对部分机关单位的电子文件归档管理试点工作进一步加强了业务指导。加大了对档案管理软件统一安装与维护的力度，市本级累计用户已达200多家。通过以上工作，我们进一步确保了电子档案接收的源头。另外，我们还开发了自动采集系统采集视频档案。视频档案是资源建设中的薄弱点，由于与重大活动密切相关，是档案资源建设中的重点，又是必须突破的关键点。为此，从2003年4月开始，我们与绍兴博科软件有限公司联合开发视频采集系统，做到计算机根据人工设置，进行视频档案的采集、传输、格式转换，然后按照绍兴市档案馆数据库管理统一模式（文件条目+视频文件），进行视频文件分割、著录条目、导入数据库，再到内外网自动传送发布利用，开辟了视频档案接收和开发利用的新天地。到2004年8月底，已经采集了107张DVD光盘，累计10700分钟的视频档案，建立了具有4000多条数据的视频档案数据库。以上种种，为各种介质的电子档案收、管、用奠定了一个良好的基础。
3.直接派员参与中心工作接收重大活动档案。1999年绍兴市人民政府发布了《绍兴市区重大活动档案管理办法》，但是重大活动档案接收还是很艰难。从2001年开始，在局领导的多方争取下，我局派员先后参加了'北京•绍兴文化周'、'2001中国绍兴黄酒节'、'台湾•绍兴文化周'、'2002中国绍兴黄酒节'、'古越藏书楼创建百年及绍兴图书馆百年馆庆'、'鲁迅文化艺术节'等重大活动，最为典型的是派了一位中层干部参加了'七艺节'绍兴分会场（闭幕式）组委会办公室，担任秘书处负责人。在'七艺节'两年的筹备工作中，档案局工作人员参与中心工作接收重大活动档案的影响非常大。同时，重大活动档案的陆续进馆，也搞活了编研工作，现在我们基本上形成了参与一次重大活动，接收其所有活动档案，然后争取一笔资金，出一本书。《北京•绍兴文化周》、《 2002中国绍兴黄酒节》、《鲁迅文化艺术节》等书的编成都是走的这一程式。
三、用战略的眼光来培育档案资源特色
以前绍兴市档案馆没有馆藏特色，几乎是清一色的文书档案。一直来，绍兴市档案馆在努力培育自己的特色馆藏，经过几年努力取得了一定的成绩。
1.确立婚姻档案管理的绝对优势。1994年底，越城区党政机构与市级机构合署办公，街道办事处不再办理婚姻登记，我们就将街道的婚姻档案接收进馆，市档案馆有了第一批婚姻登记档案。2001年底，越城区党政机构又恢复，市民政局将原来收上来的婚姻登记职能下放到越城区民政局，我们就以市民政局已经不再履行该职能，将市民政局形成的婚姻登记档案接收进馆。从2002年起，我们与越城区民政局和各个乡镇婚姻登记部门商量，将此后形成的婚姻登记档案每年移交一次，并以文件形式固定下来。2003年5月，将越城区法院的5688条离婚诉讼档案数据复制进馆，使结婚、协议离婚和法院诉讼离婚三者依据在市档案馆都有记录，提高了市档案馆出具证明的真实性。2003年8月，新《婚姻登记条例》出台，我们马上组织有关人员学习，分析该条例出台对婚姻档案管理的发展趋势，后来了解到民政部门也要建立婚姻数据库，我们就再一次加快接收步伐，在2004年5月初，乘乡镇机关不再办理婚姻登记的时机，将乡镇机关的所有婚姻登记档案接收进来。就这样，绍兴市档案馆现在保存了2004年4月30日前的182193对婚姻登记档案，5688条法院离婚诉讼档案数据，形成了婚姻档案保管的绝对优势，市档案馆也就成为了出具婚姻档案证明最权威的窗口。
2.初步彰显书法之乡特色。历来，印证绍兴书法之乡的档案资料在市档案馆的馆藏中难觅踪迹，从2000年起，通过捐赠、移交、提前接收等形式，收集了433幅书法作品；书法作品集有183 册；历次'兰亭书法节'档案162 卷，画册51本。其中433幅书法最为珍贵，说它珍贵是因为：第一都是原件。第二出自名人。其中有江泽民、李鹏、朱鎔基等党和国家领导人下榻绍兴饭店的题词，有费孝通、邢贲思、任继愈等社会活动家、理论家，有王蒙、谢晋、余秋雨等文化界著名人士，有张传凯、王学仲、欧阳中石、段成桂等全国知名书法家的书法作品；第三是与其他载体档案和馆藏资料相得益彰。如，布置在环城河上的'诗墙'、'吟石'、匾额、门额、坊额、桥额、对联、抱联、坊联及捐款碑、走廊石碑上的书法，与馆藏的文书档案、科技档案和照片档案相得益彰，与收藏的《绍兴城河图》又相映成趣，馆藏初步彰显书法之乡的特色。
3.抢先接收绍剧艺术档案。在绍剧艺术中心落成和承办'七艺节'闭幕式的大背景下，绍剧这几年渐渐走强，特别是《真假悟空》冲刺'文华奖'，挖掘绍剧历史、弘扬绍剧艺术、宣传绍剧风采成为绍兴承办'七艺节'闭幕式活动的主要内容，保存在浙江绍剧团的绍剧老唱片、老剧本为各方所关注。浙江唱片音像出版社与绍兴电视台计划翻出绍剧老唱片，绍剧团也想把这批艺术档案陈列于新的绍剧展览中心，就这样，沉寂的绍剧艺术档案成了热点。2004年初，市档案馆在经过多方努力，说明接收依据，下发接收通知书，上门做团长的思想工作，多次与档案员（该档案员兼拉二胡，经常外出演出）联系，终于在一个风雨交加的日子将 140卷绍剧剧本档案和39张绍剧老唱片接收进馆。事后，该档案员说，看着档案馆的接收人员将这批档案运走，眼泪真的快流下来了，但想想档案馆毕竟保管条件比我们好。确实，这批档案进馆后，我们马上请绍剧资深人士鉴定、CD转录，下一步还准备进一步数字化，以供发布利用。省档案局也非常支持绍剧档案的抢救工作，已经下拨抢救经费。
档案资源建设不是一蹴而就，需要坚持不懈的努力，绍兴市档案馆每五年馆藏翻一番是几代档案人的努力结果，也是万里长征刚刚开始的第一步，以后的路还将更长、更艰难；需要领导更加重视，在接收征集档案资料时，许多外围工作，特别是重要档案接收，如前所述的书法档案、绍剧艺术档案、实物档案等等都是领导亲自出面做工作；需要全员更加努力，我们将档案资料的接收征集列入档案执法检查中，列入目标管理认定中，内外处室通力协作；需要有更先进的理念，从2003年起，我们引进ISO9000质量体系管理标准，覆盖档案馆的保管利用，引入了许多新的理念，向社会提供优质服务，发挥档案资料的最大社会效益，向各方印证档案资源建设的社会效益和经济效益，从而形成接收工作的良性循环；更需要工作人员发挥主观能动性，在接收征集档案的过程中，许多档案移交单位很少会迎热脸，递热茶，有时反而要自掏交通费。加上档案接收责任大，绝对不能出一点点差错。接收越多、工作量越大，每增加一卷档案涉及到馆内10 个工作环节，没有主观能动性和极强的事业心，安于现状，档案是不会自动送上门的，要搞好档案资源建设也是不可能的！
(本文荣获绍兴市档案学会2005年年会档案学术论文交流三等奖)