绍兴影业集团公司 吕家骏

内容摘要：步入21世纪的今天，档案管理工作随着科学技术的不断发展也在不断变革、创新、发展，微型计算机的普及应用以及计算机网络的蓬勃发展，有助于促进档案管理工作的开展，计算机技术在档案管理工作中的发展及应用，利用计算机技术进行档案管理存在的问题，对计算机技术在档案管理工作中出现问题的应对措施，档案管理工作如何适应文档、信息资源日趋数字化、计算机化，计算机技术怎样才能扬长避短更好的为档案管理工作服务，档案管理工作如何与计算机技术相结合管理信息资源，通过下文将一一作以论述。

关 键 词：档案资源 文档一体化 数字信息 档案载体 数字化档案馆

随着计算机技术的飞速发展，计算机在经济与社会发展中的地位日益重要。尤其是微型计算机的出现及计算机网络的发展，使得计算机及其应用已渗透到社会的各个领域。21世纪的今天，档案管理工作作为一种对国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行合理规范管理的手段，必将适应时代的发展，充分认识计算机技术，科学的利用计算机技术对档案进行管理，使档案工作的重心向信息化、现代化转移，这是档案工作的必然趋势。

一、计算机技术在档案管理工作中的发展及应用

70年代，我国的档案部门已开始应用电子计算机系统，但直到1985年才真正有计划的建立了自己的系统，并在此基础上逐步不断完善，建成了第一套文书档案处理系统，开创了档案工作进行计算机管理的先河。随着我国科学技术的不断提高，计算机技术的普遍应用，微机、工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展，使得档案管理工作计算机化得到长足的发展，并逐渐走向成熟。

计算机技术在档案管理的各个环节都得到了充分的应用：1、建立档案信息著录检索系统，档案信息著录检索系统应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。把文书档案、科技档案卷内目录、案卷目录等录入计算机，配合案卷的编号，能够对馆（室）藏档案进行快速检索，既方便利用者，又提高了查询效率。2、利用计算机对档案的阅览、外借进行登记；利用计算机光盘、磁盘技术对档案信息进行大容量的存储和高效的检索。3、利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档及以后的开发再利用等把文件的整个生命过程形成为一条流水线的操作过程。文档一体化操作管理与传统文档操作相比，避免了应归档文件的人为遗漏，保证了归档文件的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，确保了档案的质量。4、利用计算机多媒体技术对馆（室）藏档案进行二次利用，打破传统的档案载体记录信息都是平面的框架及文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机结合起来的弊端。通过运用计算机多媒体技术，把档案信息都以数字化的形式存储，做到信息主体图、文、声同时拥有，相辅相成，使得档案信息的记录功能与显示功能得到了最大限度的强化。5、档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在，通过计算机网络技术对档案信息资源进行互通、合理共享，建立庞大的数据库服务器，发布档案信息，为项目的研制与开发提供强有力的资源信息保证，汇总形成编研材料等，通过构建档案馆内网、外网等，把数字档案信息放入信息交流的大动脉互联网，实现档案资源的共享，为个人、国家乃至世界范围内的用户提供档案信息资源。

二、利用计算机技术进行档案管理存在的问题

1、档案软件功能不够全面，不能包含档案管理的整个过程，无法全面反映档案信息的全貌。档案部门、电脑软件公司各自开发档案管理软件，使用方法、格式、系统环境不尽相同，无法实现互联互通，不利于今后档案信息的综合利用及合理共享。这制约了档案工作现代化、信息化的进程。

2、档案信息发布和网络基础建设各行其道，层次不一，通用性差，不能有效的结合，标准化、规范化工作需要进一步加强。档案管理应用计算机的前提是有统一的规范和标准。但由于传统的档案管理方法，致使案卷质量参次不齐，各类档案的著录标准繁多，仅着眼于某一体系或某一专业领域，无法全面实施、实行统一标准，这也阻碍了档案管理工作计算机化的发展。
3、档案信息资料采集录入的问题。目前大部分档案馆（室）所藏档案载体仍然是以纸质为主，方法一：对文字信息通过计算机人工录入或由高分辨率的扫描仪对材料进行扫描，由字符识别软件识别，制成文本文件；方法二：对其他的档案材料通过多功能扫描仪进行立体扫描、底片扫描形成一张张图片，制成图形文件后存入计算机。第一种方法的优点是：占据空间小，实现了真正的全文数字化，但纸质资料形式繁多，打印稿、手写稿、繁体字、字迹浓淡不一的，此时采用第一种方法就不能起到很好的效果，利用OCR进行字符识别准确率低，误码率高，如采用人工录入，不但工作量相应增加，而且产生差错的机率也相应增大了。第二种方法简单易行，但需要档案工作人员具有一定的操作技能，要避免人为的错扫、漏扫等情况的发生，同时以图片形式保存文件占用了相对较多的存储空间，增加了投入的成本。

4、档案载体保存及安全问题。电子文件的存储材料是磁性物质和光盘。一般的磁盘或磁带采用聚酯底基，容易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，从而破坏记录数据。光盘是利用激光技术对信息进行存取的，而光盘常用的记录介质采用在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料很不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。电子数据相当脆弱，非常容易受到人为及机器故障的损害，造成数据的丢失，如由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或要求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。

三、对计算机技术在档案管理工作中出现问题的应对措施

随着计算机技术的不断提高，根据档案馆（室）的实际情况编写与之相适应的自动化系统，对档案馆（室）进行自动化管理，把馆（室）藏档案数字化，如自动编目、自动检索、档案自动全文存储与检索、计算机辅助立卷、文档一体化管理等。把馆（室）藏档案信息转换成能直接被计算机识别与读取的数据，建成完备的信息数据库，组建数字档案馆，遵循共同的交换协议、传输协议、认证协议，实现数字化信息共享，构成使用方便的、超大规模的、没有时间及时空限制的信息资源中心。用户可以通过因特网利用计算机客户端提出申请，由数字档案馆系统进行身份认证，得到权限后，完成档案的查找、调阅、打印等工作。新型档案存储介质因其载体制成材料各异化学稳定程度不同，在保管过程中应针对其特点尽量按类别做到分库保存统一管理。不同载体的保管方法有许多相同的方面，如防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗具有共同性，根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备，使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中，各种不同载体的存贮应配备专门柜架，使用金属柜架、木制柜架和非磁性材料制成的柜架，按存储档案的属性进行分类存放。软、硬磁盘等磁存储介质都需注意防磁、防潮及化学腐蚀。对光盘的保护，应加强温度、湿度的控制，防止光盘变形、老化。专门建立新型载体档案的借阅利用审批制度。磁性载体文件应一式两份归档，并分开保存，把其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应拷贝多份复制件，利用中仅使用复制件，妥善保存原件。数字化档案进馆必需经过杀毒处理，并实时更新杀毒软件病毒库，做到进馆档案都处在无毒状态。在应用计算机对档案进行编目、著录、检索、统计等工作时，应设置不同的访问权限，对档案的检索、查看、复制等工作加以限制，防止外来人员直接操作计算机修改档案文件，防止有密级的档案文件泄密。对于长期保存不需要修改变动的档案，可以刻录在一次性写入的只读光盘上来保存，保证其不被修改。

现代社会已进入信息化时代，档案作为信息资源的组成部分，已越来越得到关注和重视，作为新时代的档案管理人员应提高自身素质，增加专业技术能力，能够充分利用现代化手段开展档案服务工作，更新设备，努力学习计算机技术如网络技术、多媒体技术等，更好的为档案的收集、管理、保存、利用服务，增强开发档案信息资源的意识满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。

（本文荣获绍兴市档案学会2006年年会档案学术论文交流三等奖）

参考文献：
1、江飞舟，《20世纪档案》，知识出版社，出版日期：2001年1月
2、李会平，《文书档案通论》，兰州大学出版社，出版日期：1997年8月
3、杜月，《档案行政学》，学苑出版社，出版日期：2004年10月1日
4、赵屹，《档案信息网络化建设》，北京图书馆出版社，出版日期：2003年10月1日
5、王云庆、苗壮编，《现代档案管理学》，青岛出版社，出版日期：2003年2月
6、颜海，《档案信息资源开发利用》，武汉大学出版社，出版日期：2004年3月1日
7、何力迈、傅华，《智识分子》档案参考从书，新华出版社，出版日期：2005年6月1日
8、郑金月，《信息陷阱》档案参考从书，新华出版社，出版日期：2005年6月1日
9、陈天柱，《档案保护技术》，学苑出版社，出版日期：2004年4月1日
10、张予宏，《信息检索与档案管理》，郑州大学出版社