绍兴市档案局金晶梁国灿
随着计算机、数码相机的普及和应用，各单位形成的数码照片越来越多，其应用也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，将传统照片管理与数码照片管理有机地结合起来，并尽快制订相应的管理规范，成为我们面临的新课题。去年以来，绍兴市档案局加强调查研究，在试点基础上对数码照片档案管理进行了有益的探索，出台了《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，现正在组织培训，并将在机关、企事业单位全面推开。结合工作实践与探索，本文就数码照片档案管理的若干问题进行思考。
一、数码照片档案的特点。
数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。传统照片采用胶片拍摄，产生纸质照片和底片。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生，数据存储在磁性电子载体上，没有底片。
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势，除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等优点外，还有以下特点：1、存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。2、连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。
但由于数码产品的特性，数码照片往往存在以下几个方面的缺点：
一是对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机硬件损坏、数据误删等软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。
二是信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且一般情况下看不出痕迹。因此，需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。
三是缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交进馆工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。专业设计的数码照片管理系统要求能够将数码照片及目录数据导出系统，转换成标准格式保存。
四是数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终。它可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。如果原本照片没有备份就很难辨其真伪。
当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描等可转成数码照片，方便管理和利用。对丢失底片的传统照片，建议以扫描方式数字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片，也可以生成底片。
二、数码照片档案管理若干问题
（一）完善数码照片档案收集制度，实施前端控制。
数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》（国家标准GB/T11821-2002）的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。
数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。数码照片以Excel电子表格等形式的目录数据库移交，可通过网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。
数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。由于数码相机的电子技术发展较快，已有的数码相机可能达不到300万像素，但随着技术发展，300万像素的相机可能将很快被淘汰，所以像素指标可根据实际情况略作调整。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。
数码照片收集由于复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码照片导出到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大，如由于有些单位数码照相机增多，不少部门都会生成数码照片。因此，每一个单位都要指定专人负责数码照片的收集，并采用灵活的方式实行定时收集；强化各有关部门和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度，以便在档案部门的统一协调下，完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。
档案部门要根据数码照片档案与传统照片档案的不同特点，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。
（二）探索整理方法，实现数码照片档案管理的规范化。
数码照片档案整理、编目可以由档案部门统一进行，具体按以下步骤操作：
1、数码照片档案分类与编号。
整理前首先需要进行鉴定。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。
数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个名称为DATA的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间（或重要程度）先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起。编号的过程也即对收集来的数码照片进行文件名更名，也就是形成数码照片号（同数码照片文件名）的过程。数码照片号的结构是：年度+流水号。年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。例：移交的文件位置为“200406全市档案工作会议Dsc00057.jpg”的数码照片，排列为2004年归档的第16张数码照片，将其拷贝到DATA文件夹下，并重命名为20040016.jpg。为使数码照片与其目录数据库一致，在接收的数码照片目录数据库的基础上补充著录保管期限、数码照片号，删除文件位置项目。
2、编制照片档案文件级目录
永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，进行数码照片档案文件级目录（即照片档案文件级目录）的编制。照片档案文件级目录项目包括全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、底片号、参见号、保管期限、数码目录号、盘号、数码照片号、备注。其中纸质目录号、案卷号、照片号、底片号、参见号仅用于著录纸质照片；数码目录号、盘号、数码照片号仅用于著录数码照片。这里的纸质目录号是指全宗内纸质照片档案所属案卷目录的顺序号。数码目录号即特载目录号，是指全宗内包括数码照片光盘、录音带、录像带等在内的特种载体档案所属案卷目录的顺序号。
3、光盘刻录
一个归档年度的所有数码照片应刻录在一盘或多盘只写光盘中，不同归档年度的数码照片尽量不要刻录在同一只写光盘内。
光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套供查阅利用，根据重要性等条件可刻录第三套作为异地保存。光盘保管期限根据盘内数码照片的保管期限产生，从长处理。
数码照片光盘刻录的内容包括DATA数码照片文件夹、ML.XLS数码照片文件目录、SM.TXT光盘说明文件。DATA文件夹存放某年度的全部或部分数码照片文件，以光盘容量大小决定。ML.XLS数码照片文件目录，采用Excel电子表格，目录内容对应DATA中存放的数码照片，可以由已著录完成的照片档案数据库中筛选形成。SM.TXT光盘说明文件，说明本光盘各类信息，内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、盘号、题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型、文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人等，与光盘装盒的盒封面信息相同。
照片档案光盘作为特种载体档案，与录音录像带、录音录像光盘、磁带、硬盘等特种载体档案统一编制特种载体档案案卷级目录，一起著录于特种载体档案数据库，并统一保存。特种载体档案案卷级目录项目包括全宗号、目录号、盘号、载体类型、载体名称、题名、起始时间、终止时间、张（件）数、保管期限、备注。
4、数码照片与纸质照片的有机衔接。
永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行。纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号，格式为：全宗号—特种载体目录号（即数码目录号）—盘号—数码照片号。例J125-9.2-0026-20040116，表示125号进馆单位特种载体目录9.2，第26件特种载体（光盘）内的2004年数码照片第116张，即文件名为20040116的数码照片。
所有纸质照片、数码照片记录数据著录在同一个数据库中，从而建成完整、统一的照片档案数据库，实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名，浏览检索结果。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式照片，如果该照片有特载目录号、盘号、数码照片号表示该照片有数码形式照片，如果两者都有，则表示该照片既有纸质形式的照片，又有数码形式的照片。
照片题名简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。纸质照片整理时，仍可以以总说明、分说明反映照片内容，在计算机著录和打印卷内目录时仅以照片题名反映照片内容，有时要结合反映总说明中的一些必要信息。
（三）严格保管制度，确保数码照片档案长期保存。
为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，数码照片档案保管必须注意以下几点：（1）注意选用品牌较响、口碑较好的刻录光盘，如柯达、惠普、明基等，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确；（2）光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。（3）存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生。（4）注意操作规范化。如触摸光盘时应带无纺棉质手套，裸手手指不应触到光盘的反射面。（5）认真做好数码照片档案读取设备的维护和检查。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况、更新情况及时进行登记。如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年，从而保证数码照片档案信息长期、永久地保存下去。