绍兴市党政文件查阅中心运行两月情况分析
　　
　　绍兴市党政文件查阅中心自3月20日挂牌对外服务以来，共接待查阅者290人次，调阅文件815件，复制文件1235页。二个月来访问“绍兴市档案信息网”站总人数成倍增加，其中有300余人访问绍兴市党政文件查阅中心。从总体情况来看，红头文件走出机关大院深受人民群众的欢迎和媒体的关注，文件中心所产生的社会效果也日趋凸现，为了使文件中心更好地围绕广大群众所关心关注的问题，进一步做好文件的接收处理服务工作，以实际行动努力实践“三个代表”重要思想，现将二个月来的情况作以下分析。
　　 一、 基本情况的分析。
　　 （一）、从文件查阅内容看：
　　 查阅最多是关于回迁、拆迁、安置、补偿等或职工下岗、物价方面的有关政策；其次为关于提前退休、养老保险、落实政策、劳动合同、企业聘用人员制度等劳动人事方面的有关文件；第三类为了解有关法律法规性问题，如：了解教师法、教师资格条例等、有关投标招标法律、有关村民选举、村民组织等或外地企业为了解绍兴投资环境或绍兴地方性政策文件；其他为有关民政、优抚、残疾、最低生活保障等有关政策。
　　 （二）、从文件查阅的涉及部门看：
　　 市政府文件为主要查阅对象，占总查阅量的80%以上，其次为建设局、住房改革办公室、人事局、劳动局、计划发展局等有关部门，第三类为文件中心收集的各类法律、法规和各部门的文件汇编。而相查阅较少的为党委口的文件，如市委、市委宣传部等，其主要原因，一是文件内容比较宏观，；二是此类文件的层次较高，三是涉及群众切身利益的内容较少。
　　 （三）、从文件查阅的对象看：
　　 主要分三大类，第一类为确实需要了解政策的人。这类人有两种，一是近期遇到房屋拆迁、土地征用、单位改制涉及个人工龄、保险等问题，因缺乏对国家法律法规和有关政策全面完整的了解，但不知何处可查，而文件中心的成立，正好迎合了这些群众的需求，他们在查阅了需要的文件后，才能放心地去解决问题，同时也了解了自己的利益是否得到法律和政府的保护。二是外地来绍办实业的人士的需要，如一位温州客商来绍办燃气业，需要了解该项目在地方上是否有优惠政策和相关的配套政策，文件中心为他们提供了许多方便，他非常感谢，并留下电话希望在以后的工作中得到文件中心的支持和帮助。第二类为律师，文件中心为从事这类工作职业的人员提供了文件政策方便，他们主要是为了解决各类纠纷来文件中心找文件资料依据。第三类是信访人，一些信访户来文件中心找相关的政策和依据，其中有了解了政策后，取消上访念头。也有了解了情况后增强了上访信心的。第四类是外地来信来电要求咨询的人，这些人从电视或报上看到绍兴党政文件中心对外查阅文件的消息后，来电或来信要求帮助查阅有关文件资料，特别是来了解绍兴有关投资、开放等方面的政策。从以上的几种人看，弱势者居多，他们确实需要政府有关部门的帮助和解决实际困难，同时也有一些比较明理的人，通过了解政策或文件精神，起到了释疑解或的作用。
　　 二、意见和建议：
　　 （一）、文件资料接收范围和内容需作适当调整。
　　 经过两个多月的运行情况来看，文件中心文件资料的接收需要改进和完善，一是对文件的收集单位要有侧重点，特别是对具有行政职能的事业单位如果关系着老百姓的生活的，应对作为重点接收单位，如房管、房改办等单位。二是对于查阅情况几乎为零的部门，无论是主管单位还是下属事业单位，都可以放宽收集时间或对文件进行选择性收集。三是对社会上发生的热点问题要及时进行分析，抓住社会敏感问题，从各种渠道进行收集相关文件资料，及时补充文件中心的不足。四是对汇编材料的收集需要加强，各部门的汇编往往收集了国家、省及市本级的规范性文件的总和，特别是国家标准以及部门行业标准的汇编，各单位本来就是从省或国家有关部门征订来，由各部门的业务处室掌握使用，而这些部门的档案员却很难收集，但从目前查阅的需求情况看，这类资料迫切需要，这方面内容我们需要进一步做收收集和接收工作。
　　 （二）、进一步加强文件资料收集的力度和方法。
　　 文件资料收集需要加强力度，完善协作和奖励制度。3月15日对各部门的收集结束后，能按要求把文件放进186信箱的除了市委办、市委组织部、市政府办、市教育局、市建设局等很少的几个单位外，其他的单位很难做到，文件收集比较被动。各部门新形成的文件很少收到。主要原因为三点，一是部门抄送文件责任人员不落实，形成我们去问档案员要，档案员在去问收发员，时间一长，大家都有想法。二是对文件的鉴定标准不明确，文件中心认为需要的文件，文件制订单位认为有内容操作问题，还是不给为好。三是档案员或收发员的责任心不同，责任心强的，能及时抄送或定期把的文件送到文件中心，如市委和市政府等几个部门都是及时抄送，又如市委组织部把四月份所发的文件一起送到文件中心，而建设局、教育局等部门也能及时或通过电话联系抄送给中心，但也有部门有电话去，无任何回音。介于以上情况，除文件中心要积极开展收集工作，加强与各协作组的联系，进一步发挥档案协作组的作用，我们建议：制订一些有效可行的制度，如把各部门做好文件抄送工作列入年终评比先进单位和先进个人的标准等，使文件抄送工作逐步走规范起来。目前根据文件查阅情况看， 90至95期间文件应组织力量尽快收集，投入使用。
　　 （三）、文件中心的力量需要加强。
　　 一是文件中心对收集来的文件需要及时进行鉴定、编号、上架和计算机录入，对有关资料中的重要条目也需要计算机录入，实现辅助查阅的功能，而这块工作量是比较大的，现有的工作力量只能对付利用和查询，对基础工作往往滞后一步，如文件资料的收集需要及时收集信息或走出去要，对送来的文件需要鉴定选择，而有些文件又往往需要十分及时的编号上架投入利用，如市政府近日刚出台的拆迁条例、住房改革办公关于出售公有住房的有关政策等文件，刚出台见报，就来人查阅，这样文件未经过任何处理，就查阅和复制出去，从程序上说有点不妥。二是有一些单位抄给文件中心的文件仍只有一份，因市便民中心窗口的原因也需要复制，同时计算机文件级条目录入工作也需要跟上，以上这些工作都需要及时完成，时间一长，未处理过的文件越积越多，会形成文件杂乱，带来查阅上的困难。其他还有关文件的情况总结、宣传报道、分析利用等工作要做，因此从目前的情况来看，文件中心的人员力量上也需进一步配备和加强。
　　
　　 保管利用处
　　 2002年5月24日