浙江省照片档案管理规范实施细则
(1991年7月12日浙江省档案局发布)
根据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》的规定，结合我省档案管理的实际制订本实施细则。
一、照片档案的收藏
(一)收藏范围
1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的照片档案。
2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重要公务活动的照片档案。
3、本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
5、反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。
7、其他具有保存价值的照片档案。
(二)收集时间
1、归档时间
照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理(在照片背后用铅笔编写说明)。基建、工程、科技等项目所产生的照片，应由各项目的负责人编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
2、档案馆接收时间
(1)依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
(2)在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。原收藏单位因保管条件所限等原因，档案馆可提前接收。本单位利用率较高的照片档案可加印一套，随底片一起及时向档案馆移交。一般不延迟接收，但原收藏单位所收藏的反转片，因复制困难，可作为特殊情况延迟接收。
(3)档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
(三)收集要求
1、底片、照片、文字说明齐全。
2、底片与照片的影像相符。
二、照片档案的整理
照片档案以全宗为单位进行整理，保持一个全宗内照片档案的有机联系，便于保管和利用。照片档案的底片应单独整理和存放。照片和文字说明应一同整理和存放。
(一)照片档案全宗的区分
各级档案馆确定照片档案全宗，原则上以原收藏单位进行区分，而不应以照片影像所反映的内容来区分全宗。
革命历史照片档案、旧政权照片档案可采用联合全宗的形式处理。业已收藏的从外单位复制进馆或零散征集进馆的照片档案，难以区分原形成单位或收藏单位的，可按照片影像所反映的内容区分全宗。
(二)底片整理方法
1、底片的分类
将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并按不同要求单独整理和存放。
各馆(室)所收藏的照片都应有相应的底片，如没有底片的照片需进行翻拍(彩色照片可以用黑白底片进行翻拍)，获得复制底片，复制底片保管时应用字母“F”标注，以区别原底片。
2、底片的编号
在全宗内编流水号。格式如下：
全宗号——底片号
例：13—535
机关、企事业单位档案室可不编全宗号，全部底片只按大流水编号，但编制时需留出全宗号的位置，以便今后进馆时编号。
底片编号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。所刻写的编号应能用肉眼直接可读。
底片应放入底片袋中保管，底片袋右上角应标明底片号。复制底片应在左上角标注“F”字样。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠绕在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
按底片号顺序将底片插入底片册。
底片案卷编号只在全宗内编案卷号并注明卷内底片的起止号。所有底片案卷不编制目录号。机关、企事业单位档案室可不编全宗号，只需编制案卷号。
3、说明的编写方法和要求
(1)符号说明的项目有：
照片号：案卷内照片的顺序号。
底片号：底片在全宗内所编的流水号。
参见号：与本张(组)照片有联系的其他载体档案的档号。格式如下：
(类别)档号；(类别)档号；
例：(文书档案)13—2—58
(科技档案)G—J—28
(科技档案)3·2·4—16
(2)文字说明的成分和编写要求
文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。
1、事由：
照片影像所反映事件、事物的情由；
2、时间：
照片影像所反映的事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
3、地点：
被摄物所在的具体地点；
4、人物：
照片影像上主要人物的姓名、身份；
5、背景：
对揭示照片影像主题具有一定作用的背景，如历史背景和照片影像内的主要景物；
6、摄影者：
照片的摄影单位和拍摄人。
文字说明的编写要求：
1、综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。
2、文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。
3、用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“·”表示。
例1953年3月22日写作1953.3.22.
4、总说明和分说明：
一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
总说明应能揭示一组照片的详细内容，可按六要素的内容一次加以说明。分说明是对总说明的补充，只对一组照片中的各个单张照片内容而言。凡总说明中已说明过的内容，分说明则不应再重复说明，一般只需指明照片上的主要人物和主要内容，分说明应注*号。
说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。
说明应分段书写，格式如下：
照片号/底片号拍摄时间
文字说明
参见号 拍摄者
凡有总说明的一组照片，只在总说明中注明参见号，各分说明中可不再加注。
单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在一组照片的第一张照片的上方书写。
大张照片的说明应在案卷内照片所应固定的位置上书写，并标注“大张”字样，因大照片单独存放，因此，还应在相应位置上指明照片的存放地点。
反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
(三)照片的整理方法
1、照片档案的分类
各级档案馆和机关团体、事业单位档案室应把照片档案在一个全宗内按年代—问题进行分类。企业档案室已对全部档案采用综合分类方法分类的，可单独设立声像大类，大类编号顺延，在大类内再按年代—问题进行分类；仍采用几大块分类方法分类的可单独设立声像大类，在大类内按年代—问题进行分类。馆(室)藏照片档案的分类应保持前后一致，不能随意变动。
2、组卷
照片档案组卷，要区分不同的保存价值，保持照片档案内在的有机联系，根据分类情况，将照片与说明一起书写固定在芯页上。卷内应根据照片的规格、画面和说明的字数确定各张照片所固定的位置。要求卷面整齐、美观、布局合理。照片的固定方式可采用切角或插袋等方式进行，一般不应用粘贴方式固定。一张芯页一般固定五口寸照片二～三张。案卷内的芯页以三十页左右为宜。照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
按年代—问题分类组卷时，如在一个案卷内照片数量太少时，因考虑到装具费用较高，各档案馆可把几个年代中发映同一问题的照片组在一起，各年代之间用软卷皮区分开，并在各个软卷皮上分别编制各自的档号。机关、企事业单位档案室可把本年度所形成的照片档案按问题排列组在一起，各问题之间用软卷皮区分开，分别编制各自的档号。装具封面上则注明内含各案卷的起止号。
统计照片档案卷数时以软卷为单位进行并注明照片数量。
软卷皮封面的书写按普通案卷封面书写要求办理。
3、照片档案档号的编制
照片档案档号的编制以全宗号—目录号—案卷号—张号的方式进行。
照片档案的案卷不能与其他载体的案卷混合编号。
档案馆收藏的建国后档案，应在全宗内固定设立一个目录号为照片档案号。
4、照片档案的排架
照片档案的排架以档号顺序排列，不得用保管号上架排列及和其他载体档案混合排列上架。
5、照片档案的装具
照片档案装具可采用文书档案卷皮，也可采用其他硬质封面和活页式装具。
6、目录的编制方法
案卷目录赋予档号的案卷名称编制。卷内目录则在各案卷内按各张照片内容编制。
卷内目录一般以照片自然张为单元编写。但有总说明的一组照片则应做为一个单元编写目录，不必将一组照片内的各张照片内容都编入目录，此组照片的张号则以起止号标注。
照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字。
7、卷内备考表
可采用GB9705中的卷内备考表，卷内备考表应放在案卷的最后一页。用来记载卷内照片的损坏、变动等情况。
8、大张照片、反转片的组卷
大张照片、反转片应与其他照片一同整理组卷，单独存放 。
大张照片、反转片应根据分类与其他照片一起组卷，并按在卷内的顺序编写照片号，因其单独存放，可在相应照片号的位置上书写说明，并指出其存放地点。
反转片的存放要求与底片相同。
(四)照片的整理要求
1、照片要组成案卷(保管单位)。
2、案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
3、档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
4、说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
5、案卷装订美观，各照片布局合理，要有卷内目录和卷内备考表。
6、有完整的、符合标准格式的案卷目录。
三、保管
(一)保管条件
1、保存底片的适宜温湿度为：
温度13—15℃，相对湿度35%—45%。
2、保存照片的适宜温湿度为：
温度14—24℃，相对湿度40%—60%。
3、库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
4、照片、底片应立放。
(二)保管装置
1、底片袋
用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。
2、底片册
由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
3、底片盒95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。
4、卷筒纸芯
用于保存大张底片、照片的装具，其推荐内径为76.4+20mm，壁厚2—3mm。
(三)保管要求
1、照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
(1)黑白底片入库前要进行水洗处理；
(2)黑白照片水洗后要上光；
(3)对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
2、接触底片的人员应带洁净的汗纱手套操作，防止汗渍污染底片。
3、库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%
4、对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。一般三个月全部检查一次，如发现粘连、霉斑等现象要及时处理。
本实施办法由省档案局负责解释。
(浙档〔1991〕41号)
中华人民共和国国家标准